「開會內容太多，手打內容耗時，完會後仲要整理重點？」記錄和整理會議內容是耗時而重覆的工序，但對於公司來說也是不可或缺。無論是董事會會議、年度股東大會或是部門內部會議的會議紀錄，都對公司符合法規、提高工作效率至關重要。以下是首 3 項提升記錄會議效率的要素。
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選用適合會議錄音的錄音設備
選用一部為會議錄音而設的錄音設備絕對是性價比高的選擇。價格由 HK$200 - 5000 不等。在挑選會議麥克風時，留意是否配備以下幾項重要功能
✅ 內置全向性麥克風提供 360 度收音
✅ 有效收音距離，一般能做到半徑 3 至 5 米或以上
✅ 降噪功能，消除回音和提升聲音清晰度
✅ 方便設定的藍牙 / 有線即插即用連接
這些技術能有效幫助你還原會議的每個細節，以便更準確地撰寫會議紀錄。如果你有需要，歡迎告知我們，我們會推介一些經通過評測而用家推薦的品牌和型號給你。 -
選用準確的 AI 轉寫工具
大部分的秘書公司都已採用人工智能（AI）轉寫工具，會自動識別和轉錄會議錄音。大大省卻人手轉錄工作，為用家節省大量時間和精力。 但要注意，市面上大部分的 AI 轉寫工具處理廣東話錄音的準確率都偏低，也未能應對混合語言如廣東話、普通語、英文。建議於購買前直接試用轉寫的效果，優先選擇部分就香港作優化的 AI 轉寫工具，如 Subanana。 -
使用 AI 匯整內容
除了轉錄，AI 還可以幫助用家整理會議內容。 有些 AI 工具可以自動提取和統計會議中的關鍵信息，例如重要決策、行動項目或問題點。 你可以透過 AI 迅速瀏覽和理解會議的主要內容，並更好地準備後續工作；它還可以自動生成摘要或提供關鍵詞的標記，使用家更容易找到特定內容。
使用專業的錄音工具、善用 AI
轉寫以及匯整內容能令會議紀錄的撰寫更方便，節省時間，同時確保會議紀錄的準確性和完整性，令團隊更有效地進行工作並提升協作效率。
下一次會為大家介紹如何在各大線上會議軟件（如 Zoom / Google
Meet）導出聲音檔，並轉寫成會議紀錄。