พิมพ์ด้วยเสียงใน Word และ Google Docs พร้อมวิธีถอดไฟล์เสียง

การพิมพ์งานเอกสารขนาดยาวหรือการจดบันทึกการประชุมด้วยแป้นพิมพ์แบบเดิมอาจทำให้เสียเวลาและเกิดความเมื่อยล้าได้ง่าย ปัจจุบันฟังก์ชันพิมพ์ด้วยเสียงได้กลายมาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถพูดเพื่อให้ระบบแปลงเป็นตัวอักษรได้ทันที ช่วยให้พิมพ์งานยาวได้เร็วขึ้นและเมื่อยมือน้อยลง

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการใช้งานฟังก์ชันพิมพ์ด้วยเสียงทั้งบน Microsoft Word และ Google Docs ตั้งแต่ขั้นตอนการตั้งค่า การใช้งานคำสั่งเสียง ไปจนถึงแนวทางการจัดการเมื่อคุณมีไฟล์บันทึกเสียงการประชุมหรือไฟล์เสียงสัมภาษณ์ที่ต้องการถอดออกมาเป็นข้อความสรุปอย่างเป็นระเบียบ

พิมพ์ด้วยเสียงบน Microsoft Word ด้วยฟังก์ชัน Dictate

Microsoft Word มีฟังก์ชันการป้อนข้อมูลด้วยเสียงในตัวที่เรียกว่า การป้อนตามคำบอก หรือ Dictate ซึ่งช่วยให้คุณสามารถพูดใส่ไมโครโฟนเพื่อให้ระบบแปลงเป็นข้อความลงบนหน้าเอกสารได้โดยตรงแบบเรียลไทม์ การใช้งานฟังก์ชันนี้จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365 และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตระหว่างใช้งาน

ขั้นตอนการเปิดใช้งาน Word Dictate

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือเปิดใช้งานผ่าน Word for the web ในเว็บเบราว์เซอร์
2. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft 365 ที่มีสิทธิ์การใช้งาน
3. ไปที่แถบเครื่องมือ หน้าแรก (Home) บนแถบ Ribbon ด้านบน
4. มองหาไอคอนไมโครโฟนที่มีคำว่า ป้อนตามคำบอก (Dictate)
5. คลิกที่ไอคอนไมโครโฟน หากเป็นการใช้งานครั้งแรก โปรแกรมจะขอสิทธิ์เข้าถึงไมโครโฟน ให้คลิก อนุญาต (Allow)
6. เมื่อไอคอนไมโครโฟนเปลี่ยนเป็นสถานะบันทึกและมีเสียงสัญญาณแจ้งเตือน คุณสามารถเริ่มพูดข้อความที่ต้องการพิมพ์ได้ทันที

การตั้งค่าภาษาและการใส่เครื่องหมายวรรคตอน

ก่อนเริ่มพูด คุณควรตรวจสอบภาษาที่ระบบใช้รับเสียง โดยสามารถคลิกที่ไอคอนรูปเฟือง (การตั้งค่า) บริเวณข้างปุ่มไมโครโฟน เพื่อเลือกภาษาที่ต้องการพูด

สำหรับภาษาไทย ข้อมูลจากหน้าความช่วยเหลือของ Microsoft ระบุว่าภาษาไทยจัดอยู่ในกลุ่มภาษาตัวอย่าง (Preview languages) ซึ่งหมายความว่าการประมวลผลและการตรวจจับคำอาจมีความแม่นยำต่ำกว่าภาษาหลัก และการรองรับคำสั่งเครื่องหมายวรรคตอนด้วยเสียงยังมีข้อจำกัด ผู้ใช้จึงอาจจำเป็นต้องเว้นวรรคหรือตรวจทานแก้ไขเครื่องหมายวรรคตอนด้วยตนเองเพิ่มเติมหลังจากการพูดเสร็จสิ้น

การแปลงไฟล์เสียงใน Word ด้วย Transcribe

นอกเหนือจากการพิมพ์สดแล้ว Microsoft Word ยังมีฟังก์ชัน ถอดเสียง หรือ Transcribe สำหรับการแปลงเสียงเป็นข้อความ ซึ่งเหมาะสำหรับการแปลงการสนทนาขนาดยาวหรือการสัมภาษณ์ โดยฟังก์ชันนี้จะทำงานผ่าน Word for the web หรือเวอร์ชันที่รองรับบน Microsoft 365

คุณสมบัติสำคัญของ Word Transcribe ได้แก่

• รองรับการบันทึกเสียงสดผ่านเบราว์เซอร์เพื่อแปลงข้อความพร้อมระบุผู้พูด
• รองรับการอัปโหลดไฟล์เสียงที่มีอยู่แล้ว เช่น ไฟล์นามสกุล wav, mp3, m4a หรือ mp4
• แยกผู้พูดในบทสนทนาให้อัตโนมัติ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจทาน
• มีข้อจำกัดสำคัญคือ แต่ละเอกสารจะสามารถเก็บข้อมูลการถอดเสียงได้เพียงครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น หากคุณทำการถอดเสียงไฟล์ใหม่ ข้อมูลเดิมในแถบเครื่องมือจะถูกแทนที่ทันที ดังนั้นจึงต้องกดแทรกข้อความลงในเอกสารก่อนเสมอ

ข้อควรรู้: ภาษาไทยอยู่ในรายการภาษาที่ Word Transcribe รองรับ แต่ฟีเจอร์นี้มีข้อจำกัด คืออัปโหลดไฟล์เสียงได้ไม่เกิน 300 นาทีต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 และบน Word for the web ใช้ได้กับเบราว์เซอร์ Edge หรือ Chrome เท่านั้น (หน้าความช่วยเหลือของ Microsoft)

พิมพ์ด้วยเสียงบน Google Docs (Voice Typing)

Google Docs มีเครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงในตัวที่ได้รับความนิยมสูง เนื่องจากใช้งานได้สะดวกผ่านเว็บเบราว์เซอร์และรองรับภาษาไทยอย่างเป็นทางการ โดยอ้างอิงข้อมูลจากศูนย์ช่วยเหลือของ Google Docs ฟังก์ชันนี้สามารถทำงานได้บนเบราว์เซอร์ยุคปัจจุบันอย่าง Chrome, Edge และ Safari

ขั้นตอนการพิมพ์ด้วยเสียงบน Google Docs

1. เปิดเอกสารใหม่หรือเอกสารเดิมบน Google Docs ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
2. ไปที่เมนู เครื่องมือ (Tools) ที่แถบด้านบน
3. เลือก พิมพ์ด้วยเสียง (Voice typing) หรือกดคีย์ลัดตามที่ระบบแสดง
4. หน้าต่างรูปไมโครโฟนขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นมาบนหน้าจอ
5. เลือกภาษาไทยจากรายการภาษาเหนือรูปไมโครโฟน
6. คลิกที่ไอคอนไมโครโฟน เมื่อไอคอนเปลี่ยนสี แสดงว่าระบบพร้อมรับเสียง
7. เริ่มพูดเนื้อหาที่ต้องการพิมพ์ด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจนและความเร็วสม่ำเสมอ
8. เมื่อต้องการหยุดพิมพ์ ให้คลิกที่ไอคอนไมโครโฟนอีกครั้ง

การพิมพ์ด้วยเสียงใน Google Docs ภาษาไทยจับคำพูดในชีวิตประจำวันได้ดี แต่สำหรับวรรคตอนและการขึ้นบรรทัดใหม่ การกดแป้นพิมพ์ Enter ด้วยตนเองควบคู่ไปด้วยมักจะให้ผลลัพธ์ที่เรียบร้อยและตรงตามที่ต้องการมากกว่า

การพิมพ์ด้วยเสียงบนสมาร์ตโฟน (iOS และ Android)

หากคุณจำเป็นต้องจดบันทึกขณะเดินทางหรืออยู่นอกสถานที่ แป้นพิมพ์เสมือนบนสมาร์ตโฟนทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android ต่างมีปุ่มไมโครโฟนสำหรับการป้อนข้อมูลด้วยเสียงติดตั้งมาให้เป็นมาตรฐาน

คุณสามารถเปิดแอปพลิเคชันจัดการเอกสาร เช่น Word, Google Docs หรือแอปพลิเคชันจดบันทึกทั่วไป จากนั้นแตะที่ช่องพิมพ์เพื่อเปิดแป้นพิมพ์ แล้วกดไอคอนไมโครโฟนบนแป้นพิมพ์เพื่อเริ่มพูด ข้อความจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอตามที่คุณพูดทันที วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจดบันทึกไอเดียสั้นๆ ร่างข้อความ หรือการตอบกลับอีเมลแบบเร่งด่วน

เมื่อมีไฟล์บันทึกเสียงอยู่แล้ว: ถอดเสียงภาษาไทยด้วย Subanana

แม้ว่าการพิมพ์ด้วยเสียงแบบสดจะช่วยให้เขียนงานได้เร็วขึ้น แต่ในสถานการณ์จริง เช่น การประชุมงาน การสัมภาษณ์งานวิจัย หรือการฟังบรรยาย คุณมักจะมีไฟล์เสียงหรือไฟล์วิดีโอที่บันทึกไว้อยู่แล้ว การเปิดไฟล์เสียงแล้วพูดตามเพื่อให้ระบบพิมพ์สดเป็นวิธีที่กินเวลาและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

สำหรับกรณีนี้ การเลือกใช้บริการ แปลงเสียงเป็นข้อความด้วย AI อย่าง Subanana จะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด Subanana เปรียบเทียบโมเดลถอดเสียงอย่างต่อเนื่องและเลือกโมเดลที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละภาษา รองรับมากกว่า 95 ภาษา รวมถึงภาษาไทย และมีหน้าต่างการใช้งานภาษาไทยที่เข้าใจง่าย

จุดเด่นของ Subanana สำหรับการจัดการไฟล์บันทึกเสียง

• รองรับไฟล์มีเดียหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นวิดีโออย่าง mp4, mov, webm, mkv, 3gp, ogg หรือไฟล์เสียงอย่าง mp3, m4a, wav, aac, flac, opus, wma, amr, aiff
• รองรับไฟล์ขนาดใหญ่สูงสุด 30 GB และความยาวสูงสุด 8 ชั่วโมงต่อหนึ่งไฟล์ในทุกแพ็กเกจ
• นำเข้าไฟล์ได้โดยตรงจากลิงก์สาธารณะของ YouTube, Instagram หรือ Facebook
• มีระบบแยกผู้พูดอัตโนมัติ ช่วยระบุว่าใครพูดประโยคไหน และคุณสามารถเปลี่ยนชื่อผู้พูดได้ตามต้องการ
• สร้างบทสรุปการประชุมอัจฉริยะ ระบุประเด็นสำคัญ มติหรือสิ่งที่ตัดสินใจ และรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมระบุเวลาและมอบหมายให้ผู้พูดแต่ละคน
• สามารถส่งออกข้อความออกมาเป็นไฟล์ DOCX เพื่อนำไปเปิดและจัดรูปแบบต่อใน Microsoft Word ได้ทันที หรือเลือกส่งออกเป็นไฟล์ TXT, SRT, VTT, XLSX และ Markdown ตามความต้องการใช้งาน

ขั้นตอนการถอดไฟล์เสียงเป็นข้อความด้วย Subanana

1. เข้าสู่ระบบ Subanana ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แล้วเลือกการอัปโหลดไฟล์เสียงหรือวิดีโอที่คุณบันทึกไว้ หรือวางลิงก์สาธารณะที่ต้องการแปลง
2. เลือกระบุภาษาต้นทางของไฟล์เสียง จากนั้นระบบ AI จะทำการประมวลผลและสร้างข้อความถอดเสียงออกมาโดยอัตโนมัติ
3. ตรวจทานข้อความในระบบแก้ไข สามารถแก้ไขคำผิด เปลี่ยนชื่อผู้พูดที่ระบบแยกไว้ และดูสรุปประเด็นสำคัญจากการประชุม
4. กดส่งออกผลลัพธ์เป็นไฟล์ DOCX เพื่อนำข้อความทั้งหมดไปแก้ต่อใน Microsoft Word แพ็กเกจฟรีให้ลองถอดเสียง 15 นาทีแรกของแต่ละไฟล์ได้ แต่การส่งออกไฟล์ข้อความ เช่น DOCX, TXT หรือ SRT ต้องใช้แพ็กเกจแบบชำระเงิน ดูรายละเอียดได้ที่หน้า แพ็กเกจราคา

นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่ต้องบันทึกการประชุมออนไลน์เป็นประจำ สามารถใช้งานระบบ ผู้ช่วยจดบันทึกการประชุม เพื่อช่วยบันทึกและสรุปข้อมูลการประชุมบน Google Meet และ Microsoft Teams ได้อย่างสะดวก

เปรียบเทียบวิธีพิมพ์ด้วยเสียงและการแปลงไฟล์เสียง

เพื่อให้คุณเลือกวิธีที่เหมาะสมกับรูปแบบงานมากที่สุด ตารางด้านล่างนี้สรุปข้อดีและข้อจำกัดของแต่ละเครื่องมือ

หากเป้าหมายของคุณคือการพูดเพื่อร่างข้อความสดทีละย่อหน้า เครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงใน Word หรือ Google Docs ถือเป็นตัวช่วยที่ดี แต่หากคุณมีไฟล์บันทึกเสียงการสนทนาขนาดยาว การใช้ระบบ ถอดเสียงออดิโอ โดยเฉพาะจะช่วยประหยัดเวลาและให้โครงสร้างเอกสารที่พร้อมนำไปใช้งานต่อมากกว่า

คำถามที่พบบ่อย

Word พิมพ์ด้วยเสียงภาษาไทยได้ไหม?

ฟังก์ชัน Dictate ใน Microsoft Word สามารถรับเสียงภาษาไทยได้ แต่สถานะปัจจุบันของภาษาไทยจัดอยู่ในกลุ่มภาษาตัวอย่าง (Preview languages) ทำให้ระดับความแม่นยำและการรองรับคำสั่งวรรคตอนอาจยังไม่สมบูรณ์เท่ากับภาษาหลัก จึงควรเผื่อเวลาสำหรับการตรวจทานและแก้ไขข้อความหลังการพูดเสมอ

Google Docs พิมพ์ด้วยเสียงต้องใช้เบราว์เซอร์อะไร?

ฟังก์ชันพิมพ์ด้วยเสียงของ Google Docs สามารถใช้งานได้บนเบราว์เซอร์ยุคปัจจุบัน เช่น Google Chrome, Microsoft Edge และ Safari โดยต้องอนุญาตให้เบราว์เซอร์เข้าถึงไมโครโฟนของอุปกรณ์ก่อนเริ่มใช้งาน

เปลี่ยนไฟล์เสียงเป็นข้อความใน Word ได้ไหม?

ได้ ผู้ใช้ Microsoft 365 แปลงไฟล์เสียงเป็นข้อความได้ผ่านฟังก์ชัน Transcribe บน Word for the web และภาษาไทยอยู่ในรายการภาษาที่รองรับ ข้อจำกัดคืออัปโหลดได้ไม่เกิน 300 นาทีต่อเดือน และแต่ละเอกสารเก็บผลถอดเสียงได้ครั้งละหนึ่งรายการ ถ้ามีไฟล์ยาวหรือต้องถอดหลายไฟล์ เครื่องมือถอดเสียงเฉพาะทางจะสะดวกกว่า

การพิมพ์ด้วยเสียงจำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือไม่?

จำเป็น Microsoft ระบุว่า Dictate ใน Word ต้องใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ส่วน Google Docs เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ จึงควรเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไว้ระหว่างพิมพ์ด้วยเสียง และการถอดไฟล์เสียงด้วยบริการบนคลาวด์อย่าง Subanana ก็ต้องอัปโหลดไฟล์ผ่านอินเทอร์เน็ตเช่นกัน

สรุป

การพิมพ์ด้วยเสียงช่วยให้ทำงานเอกสารได้เร็วขึ้น ถ้าต้องการจดบันทึกสด ใช้ Dictate บน Word (สำหรับสมาชิก Microsoft 365) หรือพิมพ์ด้วยเสียงบน Google Docs ได้ทันที แต่ถ้าต้องถอดเทปการประชุม บทสัมภาษณ์ หรือการบรรยายที่ยาว เครื่องมือแปลงไฟล์เสียงอย่าง Subanana จะช่วยแยกผู้พูด สรุปเนื้อหาสำคัญ และส่งออกเป็นไฟล์ Word ให้แก้ต่อได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก