Wie een sollicitatiegesprek afneemt, heeft twee taken tegelijk: het gesprek leiden en onthouden wat de kandidaat zegt. Dat tweede gaat vaak mis. Na het derde gesprek van de dag weet je niet meer wie het voorbeeld over het conflict met de klant vertelde, en je beoordeling berust op een indruk in plaats van op wat er gezegd is.
Deze gids loopt het hele traject door: voorbereiden, vragen stellen, vastleggen en afronden. Het gaat om interviews in een wervingscontext. Gaat het om een onderzoeks- of journalistiek interview, lees dan Interview transcriberen: stap voor stap naar een citeerbaar transcript.
Interview afnemen of houden: wat zeg je?
Beide komen voor. Je kunt een interview houden en een interview afnemen. "Afnemen" legt de nadruk op wie de leiding heeft: jij stelt de vragen en de ander beantwoordt ze, zoals bij een toets of een sollicitatiegesprek. Wie het gesprek leidt, heet de interviewer. De ander is de geïnterviewde, of in een werving de kandidaat of sollicitant.
Welke typen interviews zijn er?
Voor sollicitaties ordenen de meeste handboeken interviews op de mate van structuur. Dat levert drie typen op.
| Type | Hoe werkt het | Past bij |
|---|---|---|
| Gestructureerd | Vaste vragen in vaste volgorde, voor alle kandidaten gelijk, met een scorekaart | Vacatures met meerdere kandidaten die je eerlijk wilt vergelijken |
| Semigestructureerd | Een vaste kern van vragen, met ruimte voor doorvragen | De meeste tweede gesprekken en gesprekken voor specialistische functies |
| Ongestructureerd | Open gesprek zonder vragenlijst | Een eerste verkennend gesprek of een netwerkgesprek |
Hoe goed een gestructureerd interview later werkgedrag voorspelt, is onderzocht. In een overzichtsstudie van Berry, Lievens, Zhang en Sackett staat dat de voorspellende waarde in de herberekening van Sackett en collega's (2022) uitkomt op .42, tegenover .48 in een eerdere schatting. Het is een correlatie met latere functieprestaties: 0 betekent geen verband, 1 een perfect verband. Lees het als een richtgetal voor wat een goed voorbereid gesprek kan, niet als garantie voor één kandidaat.
Hoe moet je een interview afnemen? In vijf stappen
- Leid de vragen af uit de functie. Schrijf op welke drie tot vijf eigenschappen of vaardigheden de baan echt vraagt. Maak daar vragen bij. Vraag naar gedrag in het verleden ("Vertel over een keer dat je een planning moest bijstellen") en bouw het antwoord op met de STAR-methode: situatie, taak, actie, resultaat.
- Maak één scorekaart voor alle kandidaten. Geef elk antwoord direct na het gesprek een score op een vaste schaal, met een korte onderbouwing. Zo vergelijk je kandidaat 2 en kandidaat 7 op dezelfde maatstaf.
- Open het gesprek en leg het stramien uit. Zeg hoe lang het duurt, dat je notities maakt of het gesprek opneemt en dat er ruimte is voor vragen aan het eind.
- Stel dezelfde kernvragen en vraag door. Laat stiltes vallen. Vraag bij een vaag antwoord naar het concrete voorbeeld: wat deed jij precies, en wat was het resultaat?
- Rond af en beoordeel meteen. Vul de scorekaart in terwijl het gesprek vers is en vraag niet pas na de laatste kandidaat van de week naar je mening.
Een voorbeeld: vacature klantenservicemedewerker
Stel dat de functie draait om drukke klanten kalm te woord staan en fouten te herstellen. Dan kunnen je kernvragen zo luiden:
- "Vertel over een klant die boos was. Wat zei diegene, en wat deed jij daarna?"
- "Wanneer maakte je voor het laatst een fout die een klant raakte? Hoe heb je dat opgelost?"
- "Hoe houd je overzicht als drie klanten tegelijk iets van je willen?"
De scorekaart die erbij hoort, kan zo kort zijn:
| Criterium | 1 (zwak) | 3 (voldoende) | 5 (sterk) |
|---|---|---|---|
| Klantgerichtheid | Geeft geen concreet voorbeeld | Voorbeeld met eigen actie, resultaat onduidelijk | Voorbeeld met actie én meetbaar resultaat |
| Omgaan met fouten | Wijst naar anderen | Erkent de fout, beperkte les | Erkent de fout, lost op en past werkwijze aan |
| Prioriteren | Geen werkwijze | Noemt een methode | Beschrijft een methode met voorbeeld |
Een kandidaat die op alle drie de vragen een voorbeeld geeft, scoort anders dan iemand die in algemeenheden blijft. Dat verschil zie je pas als je de formulering terug kunt lezen.
Aantekeningen maken tijdens een gesprek
Wie alles meetypt, kijkt niet meer naar de kandidaat. Wie niets noteert, houdt alleen een gevoel over. Er zijn drie werkbare routes:
- Steekwoorden op de scorekaart. Snel, maar je mist de formulering waar een antwoord om draaide.
- Een tweede aanwezige als notulist. Goed bij panelgesprekken, maar het maakt de sfeer formeler.
- Het gesprek opnemen en achteraf laten uitschrijven. Je bent volledig aanwezig en je houdt een doorzoekbare tekst over. De voorwaarde is dat de kandidaat vooraf toestemming geeft.
Met de derde route kun je met Subanana het opnamebestand uploaden of het gesprek in de browser opnemen. Je krijgt een transcript waarin de sprekers gescheiden zijn (Spreker 1, Spreker 2) en met leestekens en alinea's. Kies je bij het aanmaken van het project een samenvattingssjabloon, dan krijg je ook een samenvatting met besluiten en actiepunten. Het transcript exporteer je als Word-bestand (DOCX), zodat je er citaten uit kunt halen voor het selectieverslag. In de praktijk plak je bij het criterium "Klantgerichtheid" de letterlijke zin van de kandidaat uit het transcript, bijvoorbeeld "ik heb de planning direct met de klant doorgenomen", in plaats van een herinnerde samenvatting. Meer over de techniek lees je in Sprekerherkenning in een transcript en Gespreksverslag maken. De transcriptietool laat je de eerste 15 minuten per bestand bekijken; het exporteren van de tekst hoort bij een betaald plan.
Een transcript legt vast wat er gezegd is. De beoordeling blijft van jou en van je collega's. Laat een tool dus niet inschatten hoe zelfverzekerd of eerlijk iemand klinkt. Beoordeel de inhoud van het antwoord, tegen dezelfde criteria als bij de andere kandidaten.
Mag je een sollicitatiegesprek opnemen en hoe lang bewaar je het?
Een opname is persoonsgegevens, dus de AVG geldt. Vraag de kandidaat vooraf om toestemming, zeg waarvoor je de opname gebruikt en wie hem hoort. Een zin als "Ik wil dit gesprek opnemen om mijn aantekeningen aan te vullen. Alleen ik en de betrokken collega's horen het, en we verwijderen de opname na de selectie. Vindt u dat goed?" is genoeg als start. De algemene regels voor opnemen in Nederland staan in Gesprek opnemen: mag dat in Nederland.
Voor de bewaartermijn geeft de Autoriteit Persoonsgegevens een duidelijke richtlijn. Is een kandidaat niet aangenomen, dan is het gebruikelijk dat de werkgever de gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert. Met toestemming van de kandidaat mag het langer, volgens de AP maximaal 1 jaar. Reken dat voor opnames en transcripten door: plan het verwijderen mee in je wervingsproces, in plaats van het te laten liggen.
Veelgestelde vragen
Hoe moet je een interview afnemen?
Begin met de functie, niet met de kandidaat. Schrijf de vragen en de scorekaart vooraf, gebruik ze bij iedereen en beoordeel direct na het gesprek. De vijf stappen hierboven en het voorbeeld voor klantenservice laten zien hoe dat eruitziet.
Is het interview houden of afnemen?
Allebei kan. "Afnemen" past het best als jij de vragen stelt en de leiding hebt, zoals bij een sollicitatiegesprek of een toets. "Houden" hoor je ook veel, vooral bij journalistieke gesprekken.
Hoe noem je iemand die een interview afneemt?
Een interviewer. Bij een sollicitatie is dat een recruiter, HR-adviseur of de leidinggevende. De ander is de geïnterviewde, kandidaat of sollicitant.
Welke 3 typen interviews zijn er?
Gestructureerd, semigestructureerd en ongestructureerd. Hoe meer er vooraf vastligt, hoe makkelijker je kandidaten naast elkaar legt. Een open gesprek geeft meer sfeer en minder vergelijkbaarheid.