如何在 Microsoft Word 中轉錄語音：把錄音轉成文字的完整教學
把語音轉錄成文字，對專業工作者、學生與內容創作者來說都能帶來很大的幫助；而 Microsoft Word 內建的轉錄功能，讓你把訪談、會議或講座轉成可編輯的文件，比過去更加容易。
只要有 Microsoft 365，你就能直接在 Word 裡轉錄即時語音或預錄音檔，省下時間、提升效率。
不過，這項功能有它特定的使用條件與限制。
在這份完整教學裡，我們會帶你看清楚 Word 是否能轉錄語音、需要哪些前置條件、即時與預錄轉錄的逐步操作、最佳替代方案，以及常見問題的解答，幫你徹底掌握「語音轉文字」這件事。
Microsoft Word 可以轉錄語音嗎？
可以，透過 Microsoft 365 提供的轉錄功能，你能在 Microsoft Word 中把語音轉成文字。
不過，這項轉錄功能目前僅限 Microsoft 365 訂閱用戶使用。
在 Word 中使用轉錄功能的前置條件
要解鎖 Microsoft Word 的語音轉錄功能，你需要滿足特定的技術與訂閱條件。
這項透過 Microsoft 365 提供的工具，能簡化「語音轉文字」的流程，但正確完成設定，才是順利使用的關鍵。
以下是讓你能流暢轉錄語音的幾項必要前置條件。
1. 有效的 Microsoft 365 訂閱
轉錄功能僅限 Microsoft 365 訂閱用戶使用。
它目前提供於：
- Word for Windows（商業租用戶）。
- Word for the web（政府租用戶）。
請確認你有有效的訂閱才能使用此功能，因為它不會出現在單機版或舊版 Word 中。
2. 穩定的網路連線
Word 的轉錄功能仰賴雲端處理，因此穩定的網路連線是必要條件。
無論你是錄製即時語音，還是上傳預錄音檔，都要確保連線穩定，以免發生中斷或處理錯誤。
3. Word for the web 的相容瀏覽器
如果你使用 Word for the web，必須使用：
- Microsoft Edge（最新版）。
- Google Chrome（最新版）。
目前 Firefox、Safari 等其他瀏覽器並不支援轉錄功能。
4. 語言設定
轉錄功能會依照你在 Microsoft Office 中設定的編輯語言運作。
截至 2025 年，美式英文是主要支援的語言，不過 Microsoft 計畫在未來擴充更多語言支援。
要查看或變更編輯語言：
- 在 Word 中前往 [檔案] > [選項] > [語言]。
- 將偏好的編輯語言設定為美式英文。
5. 音訊檔案與時間限制
轉錄預錄音檔時：
- 支援的格式包含 MP3、WAV、M4A 與 MP4。
- 檔案大小上限為 200MB。
- 每位使用者每月可上傳轉錄的音訊上限為 300 分鐘（5 小時）。
至於即時錄製，並沒有特定的時間限制，但音訊品質會影響轉錄結果。
6. 逐字稿儲存限制
Word 的「轉錄」窗格一次只會保留一份逐字稿。
建立新的逐字稿會覆蓋掉前一份，不過已插入文件中的文字不受影響。
若要保留逐字稿，請把它們存進你的 Word 文件，或另外匯出儲存。
成功小訣竅 - 音訊品質： 使用清晰、背景雜音少的音訊，能得到更好的轉錄結果。
- 更新軟體： 確保 Word 與瀏覽器都更新到最新版，以避免相容性問題。
- 留意額度： 隨時注意每月的轉錄額度，尤其是上傳多個音訊檔案時。
只要滿足這些條件，你就能在 Microsoft Word 中有效率地轉錄語音，無論是會議、訪談還是講座都適用。
如果這些限制對你造成困擾，可以參考本文稍後介紹的替代方案，例如 Subanana。
如何在 MS Word 中轉錄即時語音
在 Microsoft Word 中轉錄即時語音，是 Microsoft 365 提供的一項實用功能，很適合用來即時捕捉會議、訪談或講座內容。
這項工具能把口說內容轉成文字，並分辨不同的講者（speaker），讓你輕鬆做出準確、可編輯的逐字稿。
以下是逐步教學，帶你用 Word 的轉錄功能流暢地轉錄即時語音。
步驟 1：開啟 Microsoft Word
啟動 Word for Windows，或透過 Microsoft Edge 或 Chrome 開啟 Word for the web。
如果系統提示，請以你的 Microsoft 365 帳號登入。
步驟 2：建立或開啟文件
新建一份文件，或開啟你想插入逐字稿的既有文件。
步驟 3：開啟轉錄功能
切換到功能區上的 [常用] 索引標籤。
找到 [聽寫] 按鈕，點一下它旁邊的下拉箭頭，再從選單中選擇 [轉錄]。
這會在畫面右側開啟 [轉錄] 窗格。
步驟 4：允許使用麥克風
如果你是第一次使用轉錄功能，Word 會要求存取你的麥克風權限。
點 [允許] 以啟用即時錄製。
步驟 5：開始錄製
在 [轉錄] 窗格中，選擇 [開始錄製]。
畫面會出現計時器，表示 Word 正在擷取你的音訊。
對著麥克風清楚地說話即可。
步驟 6：視需要暫停或繼續
要暫停錄製，點 [轉錄] 窗格中的 [暫停] 按鈕。
要繼續，再次點 [開始錄製]。
在過程中請保持 [轉錄] 窗格開啟，以免中斷錄製流程。
步驟 7：儲存並轉錄
說完之後，點 [立即儲存並轉錄]。
MS Word 會把音訊上傳到 OneDrive 並處理轉錄，依錄製長度不同，可能需要幾分鐘。
步驟 8：檢視並編輯逐字稿
處理完成後，逐字稿會出現在 [轉錄] 窗格中，並附上時間戳與講者標籤（例如「Speaker 1」、「Speaker 2」）。
Word 會自動把多位講者分開，讓內容更清楚。你可以：
- 編輯文字以修正任何錯誤。
- 重新命名講者以提高準確度（例如把「Speaker 1」改成姓名）。
- 透過時間戳播放特定段落以核對內容。
- 點每個段落旁的 + 圖示，把完整逐字稿或選取的片段插入你的文件。
照著這些步驟，你就能在 Microsoft Word 中有效率地轉錄即時語音，把對話轉成可編輯的文字，用於報告、筆記或內容創作。
這項功能能替專業工作者與學生省下時間、提升效率。
在 Microsoft Word 中轉錄預錄音檔
透過 Microsoft 365 提供的 Microsoft Word 轉錄功能，你能輕鬆把預錄音檔轉成可編輯的文字。
這非常適合用來轉錄會議錄音、講座、Podcast 或訪談，替你省下時間與心力。
搭配自動講者分段與帶時間戳的逐字稿，你能有效率地把音訊轉成準確、好用的內容。
以下是在 Microsoft Word 中轉錄預錄音檔的詳細教學。
步驟 1：登入 Microsoft 365
開啟 Word for Windows，或透過 Microsoft Edge 或 Chrome 開啟 Word for the web。
以你的 Microsoft 365 帳號登入。
步驟 2：開啟文件
新建一份 Word 文件，或開啟你想插入逐字稿的既有文件。
步驟 3：開啟轉錄功能
切換到功能區上的 [常用] 索引標籤。
點 [聽寫] 按鈕旁的下拉箭頭，再從選單中選擇 [轉錄]。
這會在畫面右側開啟 [轉錄] 窗格。
步驟 4：上傳你的音訊檔案
在 [轉錄] 窗格中，點 [上傳音訊]，畫面會出現檔案總管視窗。
找到你的音訊檔案（MP3、WAV、M4A 或 MP4），選取後點 [開啟] 上傳到 Word。
步驟 5：等待轉錄
Microsoft Word 會自動把檔案上傳到 OneDrive 並開始轉錄。
處理時間取決於檔案的大小與長度，大多數檔案通常只需幾分鐘。
步驟 6：檢視並編輯逐字稿
轉錄完成後，文字會出現在 [轉錄] 窗格中，並附上時間戳與講者標籤（例如「Speaker 1」、「Speaker 2」）。
Word 會偵測並分開多位講者，讓內容更清楚。你可以：
- 編輯逐字稿以修正錯誤或調整用字。
- 重新命名講者以提高準確度（例如把「Speaker 1」改成特定姓名）。
- 透過時間戳播放音訊段落以核對內容。
- 點每個段落旁的 + 圖示，把完整逐字稿或特定段落插入你的文件。
步驟 7：儲存你的成果
把逐字稿存進你的 Word 文件，或另外匯出儲存。
請注意 [轉錄] 窗格一次只會保留一份逐字稿，所以在上傳新檔案前，記得先插入或儲存逐字稿，以免被覆蓋。
照著這些步驟，你就能在 Microsoft Word 中有效率地轉錄預錄音檔，把錄音變成完整、可編輯的文字，用於報告、文章或筆記。
對想簡化工作流程的專業工作者、學生與內容創作者來說，這是一項實用的工具。
Word 轉錄的最佳替代方案：Subanana
Microsoft Word 的轉錄功能雖然好用，但它也有一些限制，例如每月 300 分鐘上限、僅支援美式英文（截至 2025 年），以及必須有 Microsoft 365 訂閱。
對於想要更彈性、更好上手的轉錄方案的使用者來說，Subanana 是相當出色的替代選擇。
Subanana 以先進的 AI 語音辨識為基礎，能把錄音與影片內容流暢地轉成文字，並支援超過 80 種語言，很適合需要快速、可靠逐字稿的跨國團隊與創作者。
在會議與逐字稿模式下，Subanana 還會自動加上標點與分段、處理多位講者、用多種大型語言模型生成會議摘要，並提供詞彙表與 AI 自動校正，讓專有名詞與用字更一致。完成後可匯出 SRT、TXT、DOCX 等格式。（免費試用 Subanana！）
以下是用 Subanana 轉錄內容的方式：
-
上傳你的內容。 先上傳你想轉錄的影片或音訊，或貼上 YouTube 連結。
-
一鍵轉錄。 點 [立即生成字幕] 按鈕，AI 就會替你的內容建立逐字稿。
-
編輯你的逐字稿。 自動轉錄完成後，用 Subanana 的線上編輯器檢視並編輯逐字稿。每一段都附有時間戳，能像編輯文字檔一樣輕鬆調整。
-
下載你的逐字稿（選用）。 最後，把逐字稿下載成 .srt、.txt、.docx 或 .xlsx 等格式。
Subanana 與其他做法最大的不同，就在於它的簡單好用。透過直覺的介面，你只要點幾下就能上傳並轉錄內容，省時又能維持品質。
無論是處理自己的內容還是別人的素材，Subanana 都能簡化整個流程，讓你專注在內容本身，而不是技術細節。如果你常需要轉錄 Zoom 等視訊會議，也可以參考我們的 如何轉錄 Zoom 會議教學。立即免費試用 Subanana！
如何在 Microsoft Word 中轉錄：常見問題
Microsoft Word 的轉錄功能是把語音轉成文字的實用工具，但它有特定的使用條件與限制，常讓人產生疑問。
以下，我們整理出最常見的問題，幫你更有效率地使用這項功能。
1. 為什麼我在 Microsoft Word 中找不到「轉錄」選項？ 「轉錄」功能僅限 Microsoft 365，並且只提供於：
- Word for Windows（商業租用戶）。
- Word for the web（政府租用戶與瀏覽器使用者）。
它不支援單機版或舊版桌面 Word。
2. Microsoft Word 的轉錄功能免費嗎？ 不免費。「轉錄」功能需要有效的 Microsoft 365 訂閱，因為它不會出現在免費版或單機版 Word 中。
若使用 Word for the web，你必須使用 Microsoft Edge 或 Chrome，並登入你的 Microsoft 365 帳號。
此功能上傳音訊檔案另有每月 300 分鐘的上限，重度使用者可能需要升級訂閱方案。
3. 有哪些好用的 Microsoft Word 轉錄替代方案？ 如果 Word 的轉錄限制（例如僅支援美式英文、300 分鐘上限或訂閱需求）不符合你的需求，可以考慮 Subanana。
這個好上手的平台提供：
- 彈性轉錄： 支援多種語言，且沒有嚴格的每月額度。
- 簡單易用： 介面直覺，適合新手，並同時支援即時與預錄音訊。
- 多用途： 適合用來轉錄會議、Podcast 或講座，並可匯出文字與字幕格式。
與 Word 不同，Subanana 不需要 Microsoft 365 訂閱，對各種轉錄任務來說，是更划算的選擇。
4. 哪個版本的 Microsoft Word 包含「轉錄」功能？ 「轉錄」功能綁定的是 Microsoft 365，而不是某個特定的桌面 Word 版本。它提供於：
- Word for Windows（Microsoft 365，商業租用戶）。
- Word for the web（所有 Microsoft 365 使用者，包含政府租用戶，可透過 Microsoft Edge 或 Chrome 使用）。
任何單機版或永久授權版本（例如 Word 2019）都不包含此功能。
請確認你的 Microsoft 365 訂閱仍在有效期間，才能使用它。
5. Microsoft Word 的轉錄準確嗎？ Word 轉錄的準確度取決於幾個因素：
- 音訊品質： 錄音清晰、背景雜音少，結果會更好。
- 講者清晰度： 口齒清楚、口音較少，能提高準確度。
- 語言： 目前針對美式英文最佳化，對其他語言或方言的表現可能較受限。
Word 的轉錄主要用於產生初稿，通常需要人工編輯來修正錯誤，尤其是在多位講者或背景雜音較多的複雜音訊中。
若需要更高的準確度與更進階的功能，像 Subanana 這類工具提供更穩健的語音辨識與多語言支援，很適合專業或多語言的轉錄需求。
Microsoft Word 的轉錄功能，讓會議、訪談等場合的「語音轉文字」變得更簡單。
這份逐步教學帶你看過設定、操作步驟，以及可作為彈性替代方案的 Subanana。
動手試試這些工具，提升你的工作效率吧！