Teams 即時字幕可以在線上會議進行時，將發言內容即時辨識為文字，顯示在自己的會議畫面上，這項功能在 Teams 介面上叫「即時輔助字幕」。對於身處吵雜辦公環境、需要閱讀文字輔助理解，或是參與跨國團隊交流的使用者來說相當實用。本文將完整說明 Teams 字幕與即時翻譯字幕的開啟方式、授權限制、支援語言，並釐清即時字幕與文字記錄（逐字稿）的差異，也說明會後怎麼留下紀錄。
Teams 即時字幕怎麼開？桌面版與手機版步驟
在會議中啟用 Teams 字幕只要幾個步驟。字幕是從自己的會議控制項開關，每位與會者都可以依需求自己切換。
桌面版（Windows 與 Mac）的開啟步驟如下：
- 在會議控制項中點選「其他」或「其他動作」（各版本 Teams 的選單文字可能略有不同）。
- 在選單中點選「輔助字幕」，字幕就會出現在會議畫面上；要關閉時，從同一個選單關閉即可。
手機版（iOS 與 Android）的開啟步驟如下：
- 點選會議控制項中的「更多選項」。
- 點選「開啟即時輔助字幕」；要關閉時，在「更多選項」中點選「關閉即時輔助字幕」即可。
如果在選單中完全找不到對應選項，可能是組織的系統管理員關閉了這項功能（依 Microsoft 說明，管理員可以完全停用即時字幕），建議向公司的 IT 人員確認。
在桌面版上，您還可以依視力與閱讀習慣調整排版樣式。只要將滑鼠游標懸停在字幕窗格上，點選「開啟標題設定」，接著選擇「字幕樣式」，就能自由調整字型大小、字體顏色、顯示行數以及視窗位置。手機版使用者也可以透過「更多選項」進入「字幕樣式」，調整字幕顏色、背景顏色與字幕高度，系統會自動記住偏好並套用到未來的會議中。
字幕只有自己看得到嗎？
許多使用者在初次使用時，常擔心開啟字幕會影響其他與會者。依 Microsoft 說明，即時字幕的運作機制具備以下特性：
- 顯示在自己的畫面：字幕是從自己的會議控制項開啟，其他人要看字幕需要自己開；Microsoft 說明中也沒有提到召集人替全體與會者一次開啟字幕的設定。
- 語言各自選擇：每位與會者可以根據自己的習慣，各自決定要看發言者的原始語言還是即時翻譯後的文字。
- 沒有提到通知：Microsoft 官方說明中並未提及開啟即時字幕時會向其他與會者發出提示。
- 會議結束後不保存：依 Microsoft 說明，Teams 不會儲存字幕，會議結束後字幕資料會永久刪除。
Teams 即時翻譯字幕：支援語言與授權條件
除了辨識當下說話的語言，Teams 也支援將語音即時轉譯為其他語言的文字，這項功能稱為即時翻譯字幕。不過，使用這項功能需要符合特定的授權條件。
依 Microsoft 說明，即時翻譯字幕屬於 Teams 進階版（Teams Premium）或 Microsoft 365 Copilot 附加授權的功能。具體的授權規則如下：
- 會議召集人擁有授權：若主辦會議的召集人具備 Teams Premium 或 Microsoft 365 Copilot 授權，該場會議所有與會者都能使用即時翻譯字幕，不需要自己的授權。
- 僅個別與會者擁有授權：若召集人未持有上述授權，則只有個人帳號具備該附加授權的與會者，才能在自己的介面上看到翻譯選項。
- 雙方皆無授權：若召集人與個人皆無授權，系統僅提供會議當下口語語言的字幕辨識，無法切換為其他語言。
在支援語言方面，Microsoft 說明頁列出 50 多種發言語言（含地區變體），包含繁體中文（台灣）、簡體中文、多種英文變體、日文、韓文、泰文、越南文、印尼文與馬來文等。清單中沒有台語選項，國台語夾雜的會議，字幕可能漏掉台語的部分。翻譯目標語言則提供約 30 種，包含繁體中文、簡體中文、英文、日文與韓文等。由於語言清單會持續更新，詳細清單可隨時至 Microsoft 即時輔助字幕說明頁面 查詢。
若要開啟並設定即時翻譯字幕，請依下列步驟操作：
- 開啟即時字幕後，將游標移動至字幕窗格，點選「開啟標題設定」。
- 確認「會議口語語言」已切換為現場實際交談的語言。對於台灣本地會議，請把它設為繁體中文（台灣），字幕才會比較準確。依 Microsoft 說明，會議召集人、共同召集人或啟動轉譯的人隨時可以變更這個設定；其他與會者只有在會議沒有進行轉譯時才能變更，而且一改就會套用到所有人的字幕。若系統偵測到發言語言與設定不符，也會提示召集人等人更新。
- 將游標移至「翻譯為」選項，從選單中挑選您想閱讀的目標語言。
需要特別留意的是，在全體大會（Town halls）或即時活動中，規則略有不同。召集人必須事先在會議選項中預先勾選最多 6 種字幕翻譯語言（若具備 Teams Premium 則最多可選 10 種），出席者進入大會後，只能從主辦方預選的這幾種語言中切換。
此外，依 Microsoft 說明，Teams 語音辨識技術會參考會議主題、邀請說明、與會者姓名與會議附件，Microsoft 說明也提到可能參考與會者近期的電子郵件，來提高專有名詞的辨識率，且過程不會有真人介入監聽。Microsoft 也建議清楚地靠近麥克風說話、避開背景雜音，並避免多人同時說話，字幕會比較準確。
即時字幕和文字記錄（逐字稿）差在哪？
許多人常將即時字幕與 Teams 的「文字記錄」（轉譯）混為一談，但兩者的用途和保存方式不同。
| 項目 | 即時字幕 | 文字記錄 |
|---|---|---|
| 顯示方式 | 會議進行中即時顯示在自己的畫面 | 會議中即時顯示發言者名稱與時間戳記，會後仍可查閱 |
| 保存狀態 | 會議結束後永久刪除，不予保存 | 儲存於召集人的商務用 OneDrive，可在聊天室或「重點回顧」標籤頁查看 |
| 開始時是否通知 | Microsoft 說明未提到通知 | 所有參與者都會看到會議正在轉譯的通知 |
| 怎麼開始 | 每位與會者在自己的畫面開啟 | 在電腦版 Teams 從「其他動作」→「轉譯」啟動，開始錄影時也會自動啟動；誰有權限依組織與會議設定而定 |
| 下載格式 | 不保存，無法下載 | 預設由召集人與共同召集人下載為 .docx 或 .vtt |
簡而言之，即時字幕是會議當下用來輔助眼睛閱讀的暫存工具；而文字記錄則是為了在會後保留發言內容。透過點選「其他動作」→「轉譯」並點選「確認」口語語言後啟動的文字記錄，會在會後保留原始語言的發言對話檔。
然而，原生文字記錄只是一長串按時間排列的原始對話，並不會主動幫團隊摘要出具體結論。若想在 Teams 內部直接產出包含結論與追蹤項目的精簡紀要，就需要 Teams Premium 的智慧型回顧或 Microsoft 365 Copilot。關於原生文字轉譯與檔案下載的詳細步驟，可參考 Teams 會議記錄怎麼做 與 Teams 錄影轉文字 的操作說明。
要留下完整會議紀錄：讓 Subanana 會後整理
會議當下的字幕能幫助理解，但專案管理真正需要的是一份清楚的會議紀錄：包含重點摘要、決議事項，以及標記負責人的待辦清單。
Subanana 的 AI 會議記錄助理（Notetaker）能自動處理會後的紀錄整理工作。只要在系統中綁定 Google 日曆或 Outlook 日曆（僅需讀取日曆行程的唯讀權限，絕不建立或修改您的任何日曆內容），Notetaker 就會偵測排定的 Teams（以及 Google Meet）會議，依您的設定在開會時自動加入錄音。會議結束後，系統會自動建立專案並轉成逐字稿。
這裡必須清楚說明：Notetaker 不提供 Teams 會議中的即時字幕；會議當下看字幕交給 Teams，會後的紀錄交給 Subanana。
透過專為工作情境打造的會議模式，您可以獲得以下實用功能：
- 結構化摘要與待辦事項：系統不僅自動分段並補齊標點符號，還會提煉出會議摘要、條列式決議，以及帶有時間戳記的待辦事項。您可以直接將各個待辦事項指派給特定的發言者（不包含到期日設定，亦不與外部任務管理工具連動）。
- 14 種內建摘要範本：依會議類型挑選摘要的架構。
- 專用詞彙表修正專有名詞：在台灣的商業會議中，國語夾雜英文術語、內部專案代號、產品型號或台語詞彙非常普遍，一般語音辨識很容易出錯。Subanana 支援在工作區或專案層級建立詞彙表（支援 CSV 與 XLSX 批次匯入），讓這些詞在逐字稿和會議紀錄裡盡量照您設定的寫法呈現。
- 翻譯與彈性匯出：支援將逐字內容或會議摘要翻譯為單一目標語言，並可自由匯出為 DOCX、TXT、Markdown、XLSX 檔案，或輸出為包含時間軸的 SRT、VTT 字幕檔。
Subanana 持續評測各家語音辨識模型，依來源語言挑選當下表現最好的那一個，支援 95 種以上語言。
若您手邊已經有會議結束後下載的 Teams 錄影檔或音訊檔，也可以直接將檔案上傳至 AI 逐字稿工具 進行處理，所有方案單一檔案皆支援最高 30 GB 或 8 小時的容量長度。
Subanana 提供免費方案，每個檔案可以先預覽前 15 分鐘的辨識結果，每月最多可上傳 3 個檔案體驗；若要處理完整長度的檔案，或匯出逐字稿與字幕檔案，可依需求選購合適的付費方案，詳情請參考 方案與價格。
想要讓團隊擺脫手寫筆記的負擔，歡迎進一步了解 AI 會議記錄助理 的運作方式。
不在 Teams 裡、要給現場觀眾看字幕？
實體演講、研討會、產品發表會或工作坊的現場觀眾，如果想在自己的手機上看字幕，可以用 Subanana 即時字幕 呈現多語言字幕。
主辦單位只需在筆電的瀏覽器上開啟活動房間並接入現場麥克風，現場觀眾只要用手機掃描螢幕上的 QR Code 或打開專屬連結，就能在各自的手機螢幕上選擇主辦方設定的目標語言，即時閱讀翻譯字幕。此功能完全獨立於 Teams 之外運作，且即時字幕模式專注於現場輔助顯示，不提供逐字稿匯出檔案。
常見問題
Teams 即時字幕只有自己看得到嗎？
是的。Teams 的即時輔助字幕是從自己的會議控制項開啟，顯示在自己的畫面上，其他參與者要看字幕需要自己開；Microsoft 說明中也沒有提到召集人替所有人一次開啟的方式。會議口語語言則是整場共用的設定；每位與會者可以各自決定看原文字幕，或在有授權時從「翻譯為」選擇自己的翻譯語言。
開啟即時字幕，其他人會知道嗎？
Microsoft 官方說明沒有提到開啟即時字幕會通知其他與會者。相較之下，若有人在會議中開啟「轉譯」（文字記錄），或開始錄影而自動啟動轉譯，依 Microsoft 說明，所有參與者都會看到會議正在轉譯的通知。
Teams 即時翻譯字幕要付費嗎？
這取決於會議召集人的授權資格。即時翻譯字幕屬於 Teams 進階版（Teams Premium）與 Microsoft 365 Copilot 附加授權的功能。如果該場會議的召集人具備任一授權，全體與會者都能使用即時翻譯字幕，不需要自己的授權；如果召集人沒有授權，則只有公司已指派該授權給個人帳號的與會者，才能在自己的介面上使用翻譯功能。如果看不到「翻譯為」選項，通常代表召集人和您都沒有這類授權，或公司管理員沒有開放這項功能，可以向 IT 人員確認。
Teams 字幕可以會後複製或下載嗎？
不行。依 Microsoft 說明，Teams 不會儲存即時輔助字幕，會議結束後字幕資料會永久刪除，所以事後無法複製或匯出。若需要留存會議中的對話文字，必須在開會當下啟動轉譯功能下載 .docx 或 .vtt 檔，或是透過專業的會議紀錄工具來產出完整紀要。
Teams 字幕中文不準怎麼辦？
中文辨識不準確通常有兩個主要原因：第一是語系設定不符，請確認已在「開啟標題設定」中將「會議口語語言」設定為繁體中文（台灣）（如果您不是召集人，請召集人或啟動轉譯的人調整）；第二是收音環境不佳，Microsoft 建議清楚地對著麥克風說話、避開背景雜音，並避免多人同時說話。若會議涉及大量中英夾雜、人名、專案簡稱或產業術語，建議會後將音訊交由具備詞彙表校正功能的工具處理，讓人名與術語盡量照您設定的寫法呈現。
小結
Teams 即時字幕適合在會議當下幫助理解，但 Teams 不會保存字幕。要留下發言內容，請在會議中開啟文字記錄；要整理出摘要、決議和待辦事項，可以交給 Teams Premium／Copilot，或 Subanana 這類會後工具。