Un procès-verbal (PV) retranscrit les délibérations d'une instance (assemblée générale, CSE, conseil d'administration, conseil municipal, copropriété) avec un statut à part : il est signé, et il est approuvé — ou rectifié — à la séance suivante. Un compte rendu, lui, n'a aucune de ces trois obligations : il peut être une simple synthèse interne, sans signature ni validation formelle.
Cette différence n'est pas cosmétique. Elle détermine ce que vous devez écrire, qui doit le signer, et dans quel délai. Ce guide couvre les mentions obligatoires par type de réunion, les cinq formes de PV les plus courantes, un modèle prêt à copier, et comment en tirer un document fiable à partir d'un enregistrement.
Si vous cherchez plutôt à rédiger des notes de réunion classiques — sans les obligations formelles d'un PV — direction notre guide du compte rendu de réunion ou son modèle prêt à l'emploi.
Procès-verbal ou compte rendu : quelle différence ?
Le compte rendu est un outil de communication interne : il résume ce qui s'est dit, sans obligation de forme, de signature ni de conservation particulière. N'importe qui peut le rédiger, dans le style qui convient à l'équipe.
Le procès-verbal est un acte. Il a une valeur probante — il peut être produit devant un juge, un commissaire aux comptes ou une administration — et dans plusieurs contextes (copropriété, CSE), son contenu et ses délais de rédaction sont encadrés par la loi. Trois éléments le distinguent systématiquement d'un compte rendu :
- Il est approuvé. Le PV d'une séance est soumis à l'approbation des participants à la séance suivante, qui peuvent en demander la rectification avant qu'il ne devienne définitif.
- Il est signé. Par le président de séance et un secrétaire au minimum ; selon l'instance, par l'ensemble des participants présents.
- Il est archivé. Un PV d'assemblée générale de copropriété ou de conseil d'administration reste conservé dans un registre, parfois pendant toute la durée de vie de la structure.
Si votre réunion est une réunion d'équipe, un point projet ou un one-to-one, un compte rendu suffit largement — inutile de lui imposer le formalisme d'un PV. Le PV s'impose dès que la réunion est celle d'une instance qui délibère et vote : assemblée générale, CSE, conseil d'administration, conseil municipal, assemblée de copropriétaires.
Comment faire un procès-verbal de réunion ?
- Convoquez selon les règles de l'instance. Statuts, règlement intérieur ou code applicable (travail, commerce, construction et habitation) fixent le délai de convocation et l'ordre du jour à respecter.
- Désignez un président de séance et un secrétaire. C'est le secrétaire — ou la personne désignée à ce rôle — qui rédige le PV, pas l'employeur ni un tiers extérieur à l'instance quand la loi le réserve explicitement (c'est le cas du CSE).
- Notez la présence dès l'ouverture. Présents, absents, représentés, avec le nom du mandataire en cas de représentation — c'est la base de tout calcul de quorum et de majorité.
- Consignez chaque délibération avec son résultat de vote. Pour, contre, abstentions, et le texte exact de la résolution adoptée — pas un résumé de l'ambiance du débat.
- Faites signer. À la fin de séance si possible ; sinon dans le délai propre à l'instance (voir les mentions obligatoires ci-dessous).
- Soumettez à approbation à la séance suivante. Les participants peuvent demander une rectification avant que le PV ne devienne le document officiel et opposable.
Les mentions obligatoires — et ce qui est vraiment fixé par la loi
Les mentions courantes se retrouvent d'un PV à l'autre : date, heure, lieu, participants (présents / absents / représentés), ordre du jour, délibérations, résultats de vote (pour / contre / abstentions), décisions, signature. Mais le niveau d'obligation légale varie fortement selon le type de réunion — et c'est là que beaucoup de modèles génériques trompent leurs lecteurs en présentant une liste unique comme si elle s'appliquait partout de la même façon.
| Instance | Contenu du PV fixé par la loi ? | Référence | Ce que cela change en pratique |
|---|---|---|---|
| Copropriété (AG) | Oui, en détail | Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (art. 17 et s.) et décret n° 67-223 du 17 mars 1967 | Le PV doit détailler, pour chaque résolution, le résultat du vote et le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes ; la feuille de présence est annexée. Signature par le président, le secrétaire et les scrutateurs sous 8 jours ; notification sous 1 mois. (source) |
| CSE (comité social et économique) | Oui, dans son principe | Code du travail — le PV est obligatoire dans toute entreprise dotée d'un CSE | Rédaction réservée au secrétaire du CSE (jamais à l'employeur), avec un contenu a minima : résumé des délibérations et réponse motivée de l'employeur aux propositions de la séance précédente. (source) |
| Conseil d'administration (SA) | Oui, en détail | Code de commerce, art. R. 225-22 et R. 225-23 | Le PV consigne un registre spécial coté et paraphé ; il doit nommer chaque administrateur présent, représenté, excusé ou absent, et le texte de chaque résolution avec le décompte des voix. Signé par le président et au moins un administrateur. (source) |
| Conseil municipal | Oui, depuis le 1ᵉʳ juillet 2022 | CGCT, art. L. 2121-15 (issu de l'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021) | Le PV doit mentionner la date et l'heure de la séance, le nom du président, des membres présents ou représentés et du ou des secrétaires, le quorum, l'ordre du jour, les délibérations adoptées et les rapports correspondants, ainsi que le résultat des votes (avec le nom et le sens du vote pour les scrutins publics). Rédigé par le ou les secrétaires, arrêté au début de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires ; publié en ligne dans la semaine qui suit son approbation. (source) |
| Association (AG ordinaire ou extraordinaire) | Non, sauf si les statuts l'exigent | Aucune obligation dans la loi de 1901 elle-même | Un PV n'est requis que si les statuts ou le règlement intérieur de l'association le prévoient — ce qui est le cas dans la quasi-totalité des associations, en pratique, car banques et préfecture l'exigent pour toute démarche administrative. (source) |
Ne présentez donc jamais une mention comme « obligatoire par la loi » pour une association sans nuancer — c'est vrai pour la copropriété, le CSE, le conseil d'administration d'une SA et, depuis 2022, le conseil municipal, mais c'est une question de statuts ailleurs. Un rédacteur qui applique la checklist de la copropriété à un PV associatif ajoute du formalisme inutile ; à l'inverse, un PV associatif rédigé à la légère, alors que les statuts en fixent le contenu, s'expose à une contestation.
Les différents types de procès-verbaux
- AG ordinaire / extraordinaire (société, association). L'ordinaire traite la gestion courante (comptes, budget, élections) ; l'extraordinaire modifie les statuts ou décide d'opérations lourdes (fusion, dissolution). Le PV distingue les deux car les majorités requises pour voter diffèrent.
- CSE. Rédigé exclusivement par le secrétaire du CSE, dans un délai encadré, avec diffusion aux membres puis, souvent, affichage pour les salariés.
- Conseil d'administration. Consigné dans le registre spécial de la société ; sert de preuve en cas de contestation d'une décision par un actionnaire ou un tiers.
- Conseil municipal. Document public au contenu désormais fixé par la loi (CGCT, art. L. 2121-15) : identité des présents, quorum, ordre du jour, délibérations et résultats de vote. Signé par le maire et le ou les secrétaires, puis publié en ligne.
- Copropriété. Le plus encadré des cinq : contenu, annexes, délais de signature et de notification sont tous fixés par la loi de 1965 et son décret d'application.
Modèle de procès-verbal de réunion
Un squelette générique, à adapter selon l'instance (retirez ou complétez les mentions selon le tableau ci-dessus) :
PROCÈS-VERBAL DE [nom de l'instance]
Date / heure / lieu de la séance : ...
Président de séance : ...
Secrétaire de séance : ...
Présents : ...
Absents : ...
Représentés (nom du mandant → nom du mandataire) : ...
Quorum atteint : oui / non
Ordre du jour :
1. ...
2. ...
Délibérations :
Point 1 — [résumé de la discussion]
Résolution : [texte de la résolution]
Résultat du vote : X pour / Y contre / Z abstentions
Décision : adoptée / rejetée
Point 2 — [...]
Clôture de la séance à [heure].
Signatures :
[Président] [Secrétaire]
Ce squelette couvre les mentions communes aux cinq types. Pour une copropriété ou un conseil d'administration, ajoutez les annexes exigées (feuille de présence, pouvoirs) ; pour un CSE, ajoutez la réponse motivée de l'employeur aux points de la séance précédente.
Approbation, rectification et archivage
Le PV n'est provisoire qu'un temps. À la séance suivante, il est soumis à l'approbation des participants — c'est le moment où une erreur de retranscription, un vote mal noté ou une absence de mention se corrige, avant que le document ne devienne définitif et opposable. Une fois approuvé, il rejoint le registre de l'instance : registre spécial pour un conseil d'administration, recueil des PV de la copropriété, classeur du CSE. C'est ce registre — pas un fichier isolé dans un dossier partagé — qui fait foi en cas de contrôle ou de litige.
Enregistrer la réunion pour rédiger un procès-verbal fiable
La vraie difficulté d'un PV, c'est de retrouver, après coup, qui a dit quoi et comment chacun a voté, sans se fier uniquement à une prise de notes en direct — la mise en forme du document vient ensuite, et se règle facilement avec le modèle ci-dessus. Un enregistrement transcrit avec identification des locuteurs (diarisation) répond à ce besoin-là : chaque intervention est attribuée à la bonne personne dans la transcription, ce qui permet de vérifier une formulation contestée ou de reconstituer un résultat de vote après la séance plutôt que de le reconstruire de mémoire. Nous détaillons ce mécanisme dans notre guide de la diarisation des locuteurs.
Sur Subanana, la transcription de réunion applique cette identification automatiquement, avec un réglage du nombre de locuteurs (manuel ou automatique) et une ponctuation restituée pour un texte directement lisible — pas un flux de mots à ponctuer à la main avant de pouvoir en extraire le PV. Le résumé de réunion qui en découle liste par ailleurs les décisions et les actions avec leur responsable, quand celui-ci a été énoncé en séance, ce qui accélère la rédaction de la section « délibérations » sans s'y substituer : la transcription reste la source du PV, jamais le contraire. Le texte s'exporte ensuite en Word (DOCX) pour être repris directement dans le modèle ci-dessus.
Attention : Subanana ne produit pas le procès-verbal lui-même — un PV engage la responsabilité de son rédacteur et suit un formalisme propre à chaque instance, qu'aucun outil ne peut arbitrer à votre place. Ce que l'outil apporte, c'est une transcription fidèle et attribuable à partir de laquelle rédiger.
Enregistrer une réunion en France soulève aussi une question de consentement (RGPD) — nous la traitons en détail dans notre guide pour enregistrer une réunion : informez les participants avant la séance, plutôt que de vous reposer sur un consentement de façade.
FAQ
Comment faire un procès-verbal d'une réunion ? Convoquez selon les règles de l'instance, désignez un président et un secrétaire de séance, notez la présence et le quorum à l'ouverture, consignez chaque délibération avec son résultat de vote, faites signer le document, puis soumettez-le à l'approbation de la séance suivante.
Quelle est la différence entre un procès-verbal et un compte-rendu de réunion ? Le compte rendu est une synthèse libre, sans obligation de forme ni de signature. Le procès-verbal est un acte : il est signé, approuvé à la séance suivante, et pour certaines instances (copropriété, CSE, conseil d'administration), son contenu est fixé par la loi.
Quels sont les différents types de procès-verbaux ? Les plus courants sont le PV d'assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire), le PV de CSE, le PV de conseil d'administration, le PV de conseil municipal et le PV d'assemblée générale de copropriété. Chacun répond à des règles de contenu et de signature propres à son cadre légal.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion de conseil municipal ? C'est le document officiel qui retranscrit une séance de conseil municipal. Depuis le 1ᵉʳ juillet 2022, son contenu est fixé par la loi (CGCT, art. L. 2121-15, issu de l'ordonnance n° 2021-1310) : identité des présents, quorum, ordre du jour, délibérations et résultat des votes. Il est signé par le maire et le ou les secrétaires, puis publié en ligne dans la semaine suivant son approbation.