よくできた会議アジェンダ（議事次第）は、会議が始まる前に全体の流れを決め、話題のずれ、発言の混乱、時間超過を防いでくれます。ところが、アジェンダを書くときに「議題」と「担当者名」だけを並べ、時間配分や責任者、想定する決定事項を書かない人は少なくありません。その結果、アジェンダと実際の会議内容が噛み合わず、会議後の議事録もまとめづらくなります。
本記事では、構成が整ったすぐ使えるアジェンダのテンプレートを3種（企業・学校・非営利団体）掲載し、AI 議事録ツールで会議の録音を文字起こし・要約し、議事録づくりにつなげる方法を紹介します。
議事次第・会議次第・アジェンダは同じもの？（式次第との違い）
呼び方はいくつもありますが、「議事次第」「会議通知書」「アジェンダ」が指しているものは同じ1枚の文書です。会議の前に配る「今日の会議はこういうことを話し合います」という通知書のことで、本記事で「会議アジェンダ」と呼んでいるものもこれと同じです（出典：ビジネスホテルバン！コラム「上手な議事次第の作り方」）。「会議次第」も同様で、アジェンダとの間に大きな違いはありません（出典：Rimo「会議次第の作り方」）。なお「式次第」は、入学式や表彰式のような式典の進行順を指す言い方です。「次第」がもともと「物事が行われる際の一定の順序」を意味し、辞書の用例も「式の次第を書き出す」であることからくる使い分けで、会議のアジェンダとは使う場面が異なります（出典：Weblio辞書「次第」）。
同コラムによれば、この文書に欠かせないのは「目的」（何を話し合うために集まるか）、「目標」（会議が終わったときに何が決まっていればよいかという終了条件）、「話し合うテーマ」（目標を達成するための具体的な論点）の3点です。次の「基本構成」と、続く3つのテンプレートは、この3点をすべて満たす形で組んであります。
会議アジェンダの基本構成
企業・学校・団体のいずれの会議でも、整ったアジェンダには次の項目が含まれているのが理想です。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 会議名 | あとから検索しやすい明確なタイトル |
| 日時 | 開始時刻と終了時刻 |
| 場所 | 会議室、またはオンライン会議の URL |
| 議長 | 会議の進行役 |
| 参加者 | リモート参加を含む全出席者 |
| 会議の目的 | この会議で何を達成するかを一言二言で |
| 議題（時間配分付き） | 主要な議題の一覧。各項目に所要時間の目安を明記 |
| 準備事項 | 参加者が事前に読む・準備する資料 |
| 想定する決定事項 | 各議題で出したい結論（任意だが記載を推奨） |
以下の3つのテンプレートで、場面に応じた調整方法を示します。
会議アジェンダ・テンプレート1：企業の四半期レビュー会議
会議アジェンダ
会議名：Q3 業績レビュー＆Q4 計画会議
日付：2026年9月15日（火）
時間：09:00 - 11:00
場所：会議室A / Google Meet
議長：佐藤 健一（CEO）
参加者：
- 佐藤 健一（CEO・議長）
- 田中 美咲（マーケティング部長）
- 鈴木 一郎（財務責任者）
- 高橋 大輔（プロダクトマネージャー）
- 各部門代表
会議の目的：Q3 業績のレビュー、Q4 重点目標の決定、アクションアイテムの割り当て
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議題：
1. 開会・出席確認（09:00 - 09:05）
担当：議長
成果：—
2. Q2 アクションアイテムの進捗確認（09:05 - 09:20）
担当：各部門代表
成果：未完了項目の担当者・期限の再設定
3. Q3 業績報告（09:20 - 09:40）
担当：鈴木（財務）、田中（マーケティング）
成果：Q3 KPI 達成率の確認
4. プロダクト開発の進捗（09:40 - 10:00）
担当：高橋
成果：Q4 プロダクト優先項目リスト
5. Q4 目標の計画（10:00 - 10:40）
担当：全員
成果：Q4 重点目標3つ、担当部門
6. その他協議事項（10:40 - 10:50）
担当：—
成果：—
7. まとめ・アクションアイテム（10:50 - 11:00）
担当：議長
成果：ToDo リスト、次回会議日時
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準備事項：
- 各部門の Q3 KPI データ（会議の24時間前までに提出）
- Q4 目標のドラフト（マーケティング部が取りまとめ）
- 想定する決定事項：Q4 重点目標3つ、各目標の担当部門と完了期限
会議アジェンダ・テンプレート2：学校の教務会議
会議アジェンダ
会議名：2025-2026年度 第2学期 教務会議
日付：2026年4月10日（木）
時間：16:00 - 17:00
場所：職員室
議長：山本 淑子（校長）
参加者：
- 山本 淑子（校長）
- 中村 志郎（副校長）
- 小林 真理（国語科主任）
- 加藤 国男（数学科主任）
- 渡辺 恵子（生徒指導主任）
会議の目的：中間試験の結果の検討、後期の重要事項の調整
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議題：
1. 開会・出席確認（16:00 - 16:05）
2. 中間試験の成績分析（16:05 - 16:25）
担当：中村（副校長）
成果：成績が下がった科目の補習対応の責任者
3. 後期の課外活動の調整（16:25 - 16:40）
担当：渡辺
成果：STEM ワークショップ、語学週間、運動会の日程
4. 生徒指導案件のフォロー（16:40 - 16:55）
担当：渡辺
成果：違反案件の対応状況、予防策
5. まとめ・次回会議（16:55 - 17:00）
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準備事項：
- 各科目の中間試験合格率と前後比較データ
- 生徒指導案件の統計
- 後期の学校行事カレンダーのドラフト
会議アジェンダ・テンプレート3：行政・非営利団体
会議アジェンダ
会議名：地域サービス委員会 第3四半期 業務会議
日付：2026年4月8日（火）
時間：10:00 - 11:30
場所：地域センター 多目的ホール
議長：松田 国弘（委員長）
参加者：
- 松田 国弘（委員長）
- 井上 美香（副委員長）
- 森 偉文（会計）
- 吉田 佳奈（ボランティア統括）
- 岡田 志郎（区議会議員代表）
陪席：
- 清水 麗子（地域センター長）
会議の目的：Q2 財務と事業進捗のレビュー、Q3 夏期活動の計画
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議題：
1. 開会・出席確認（10:00 - 10:05）
2. Q2 財務報告（10:05 - 10:25）
担当：森
成果：財務状況の確認、Q3 予算案
3. 高齢者訪問事業の進捗（10:25 - 10:50）
担当：吉田
成果：ボランティア募集の方針、Q3 訪問目標
4. 夏期の青少年活動の企画（10:50 - 11:15）
担当：井上
成果：活動計画書の担当者、助成金申請の手順
5. その他（11:15 - 11:25）
6. まとめ・次回会議（11:25 - 11:30）
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準備事項：
- Q2 財務報告書
- ボランティア人数の増減レポート
- 夏期活動の概算予算
アジェンダと議事録の関係：AI で会議記録につなげる方法
よくできたアジェンダは、会議後にそのまま議事録の作り方と対応づけられます。各議題が、一つの議論・一つの決定・一組の ToDo に対応するからです。問題は、実際の発言をアジェンダの構成へ手作業で書き起こす・整理するのに時間がかかり、抜け漏れも生じやすいことです。
Subanana の AI 議事録機能 は、録音から文字起こし・要約・書き出しまでを自動化し、この作業の手間を減らします。
- 会議の音声を録音またはアップロードする。 Google Meet または Microsoft Teams を使う場合は Google カレンダーと連携でき、Subanana の会議ボットが自動で参加して録画します。
- AI が文字起こしを自動生成する。 言語はアップロード時に選択し、複数人の発言は話者ごとに自動で識別されます。
- 要約と ToDo を生成する。 Subanana は会議全体の主要な論点を要約テンプレートに沿ってまとめ、決定事項とアクションアイテムを抽出します。
- Word や Excel に書き出す。 生成した記録を docx や xlsx に書き出し、自社の議事録フォーマットに転記して配布できます。
よくある質問
「次第」とはそもそもどういう意味ですか？
「次第」は元々、「物事が行われる際の一定の順序」を指す言葉です（例：「式の次第を書き出す」）。「議事次第」「会議次第」は、この意味がそのまま会議に当てはめられたもので、会議で話し合う順序をまとめた文書という成り立ちです（出典：Weblio辞書「次第」）。
会議アジェンダと議事録の違いは？
アジェンダは会議の前に作る計画文書で、これから話す議題と時間配分を並べたものです。議事録は会議の後にまとめる文書で、実際の議論内容、決定事項、ToDo を記録します。よくできたアジェンダは議事録の構成にそのまま対応します。各アジェンダ項目が、議事録の一段落に対応するイメージです。会議直後にまず速報として共有したいだけなら、正式な議事録の前段階として議事メモを使う方法もあります。
アジェンダはどれくらい前に配るべき？
実務上、社内会議は少なくとも24時間前、学校や団体の会議は48〜72時間前に配るのがおすすめです。参加者が準備資料を読む時間が必要なためで、特に財務報告書や KPI データのように事前に咀嚼が必要な内容ではなおさらです。
アジェンダはどこまで詳しく書く？
少なくとも、各議題の時間配分と担当者は書きましょう。決定を伴う議題なら「想定する決定事項」も書いておくのが理想です。議長と参加者が会議の前から「この議題で何を出すか」を共有でき、議論がぶれにくくなります。
オンライン会議のアジェンダは対面と違う？
構成は同じですが、場所の項目に会議の URL（Google Meet / Zoom / Teams など）を明記し、参加者にマイクとカメラの動作確認を促しましょう。Subanana のボットで録画する場合は、アジェンダに「本会議は Subanana で自動的に記録されます」と記しておくと、参加者に周知できます。
テンプレートはそのまま使える？
使えます。上記の3つは汎用的な構成なので、自社や団体の事情に合わせて時間、担当者、議題を調整してください。Subanana で会議を記録する場合、書き出した Word/Excel ファイルに決定事項とアクションアイテムがまとまっているので、そのままこのアジェンダ構成に転記すれば議事録が完成します。
まとめ
よくできた会議アジェンダ（議事次第）は「会議成功の前提条件」です。あらかじめ流れを決めておくことで、実行段階で会議がぶれるのを防げます。アジェンダ作成の鍵は、各議題に時間・担当者・想定する決定事項を明記しておくこと。そうすれば、会議が終わったときには自然と構造化された記録ができあがります。
参加者が多い会議や長時間の会議は、人手の記録だと抜け漏れが起きがちです。Subanana で自動的に文字起こし・要約すれば、会議後の書き起こし作業を省けます。