Un acta de reunión sirve para una sola cosa: que dentro de tres meses alguien pueda leerla y saber qué se decidió, quién se encargaba y para cuándo. Todo lo demás — el membrete, la lista de asistentes, el relato de quién dijo qué — es contexto. Si esos tres datos no aparecen, el acta ha fallado por muy bien redactada que esté.
Este artículo te da tres plantillas completas que puedes copiar tal cual: un acta simple de reunión de equipo, un acta formal de junta y un acta de seguimiento de proyecto. Antes va el formato campo por campo, y al final la parte que suele doler: cómo rellenarla sin transcribir la reunión a mano.
Por transparencia: dirijo Subanana, una herramienta de transcripción, y la uso en el último apartado. Los tres modelos de acta son independientes de cualquier herramienta — cópialos y úsalos en Word, en Google Docs o donde prefieras.
Qué campos lleva un acta de reunión
El formato varía según el tipo de reunión, pero hay un núcleo que se repite en casi todas. Estos son los campos y para qué sirve cada uno:
| Campo | Para qué sirve | ¿Imprescindible? |
|---|---|---|
| Título y tipo de reunión | Localizarla después entre decenas de actas | Sí |
| Fecha, hora de inicio y de fin | Situarla en el tiempo; en actas formales tiene valor probatorio | Sí |
| Lugar o plataforma | Presencial, Meet, Teams, Zoom, híbrida | Sí |
| Asistentes y ausentes | Saber quién estaba cuando se decidió algo | Sí |
| Orden del día | Marca el alcance: lo que no estaba previsto, se anota aparte | Recomendable |
| Puntos tratados | El resumen de la discusión, no la transcripción literal | Sí |
| Acuerdos y decisiones | El corazón del acta | Sí |
| Tareas: qué, quién, cuándo | Convierte la reunión en trabajo asignado | Sí |
| Temas aplazados | Evita que un asunto desaparezca sin que nadie lo note | Recomendable |
| Próxima reunión | Cierra el ciclo | Recomendable |
| Firma o validación | Solo en actas formales con efectos jurídicos | Según el caso |
Los dos campos en negrita son los que hacen que un acta se lea o se archive sin abrir. Si vas con prisa, sacrifica el relato de la discusión antes que los acuerdos y las tareas.
Esa lista no es una convención inventada. Para los órganos colegiados del sector público español, el contenido mínimo está fijado por ley: el artículo 18 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público dice que el acta «especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados».
Esa norma obliga a las administraciones públicas, no a una empresa privada ni a una asociación —que se rigen por sus propios estatutos—, pero sirve como buen modelo de referencia: si tu acta cubre esos cinco elementos, difícilmente se queda corta.
Una distinción que ahorra discusiones: un acta no es una transcripción. La transcripción recoge todo lo que se dijo, palabra por palabra. El acta recoge a qué se llegó. Necesitas la primera para redactar la segunda, pero entregar una transcripción en bruto como si fuera un acta es lo que hace que nadie las lea.
Ejemplo 1 — Acta simple de reunión de equipo
El formato más útil en el día a día: cabe en una pantalla y se redacta en cinco minutos. Para reuniones semanales de equipo, comités internos y puntos de coordinación.
ACTA DE REUNIÓN — Equipo de Marketing
Reunión semanal de coordinación
Fecha: 2026-07-28 Hora: 10:00 – 10:45
Lugar: Google Meet
Redacta el acta: Laura Sáez
ASISTENTES
- Laura Sáez (responsable de marketing)
- Diego Cabrera (contenidos)
- Nuria Ferrán (diseño)
Ausente: Pablo Ortiz (vacaciones)
ORDEN DEL DÍA
1. Resultados de la campaña de julio
2. Calendario editorial de septiembre
3. Presupuesto de diseño
PUNTOS TRATADOS
1. Resultados de julio. La campaña cerró por debajo del objetivo de
registros. Diego apunta que el mayor descenso está en el canal de
correo; el resto se mantiene estable.
2. Calendario de septiembre. Se propone reducir de ocho a cinco
publicaciones y priorizar formatos largos.
3. Presupuesto de diseño. Nuria necesita una decisión antes del día 5
para poder contratar apoyo externo.
ACUERDOS
A1. Se reduce el calendario de septiembre a cinco publicaciones.
A2. Se mantiene el canal de correo un mes más antes de decidir sobre él.
A3. Se aprueba ampliar el presupuesto de diseño con apoyo externo.
TAREAS
| # | Tarea | Responsable | Fecha |
|---|----------------------------------------------|-------------|----------|
| 1 | Analizar la caída del canal de correo | Diego | 04-08 |
| 2 | Cerrar el calendario editorial de septiembre | Laura | 08-08 |
| 3 | Pedir presupuesto a dos estudios de diseño | Nuria | 05-08 |
TEMAS APLAZADOS
- Revisión de la web: se retoma en septiembre.
PRÓXIMA REUNIÓN: 2026-08-04, 10:00, Google Meet
Fíjate en el detalle de numerar los acuerdos (A1, A2, A3). No cuesta nada y permite escribir "según el acuerdo A2 del 28 de julio" en un correo tres semanas después.
Ejemplo 2 — Acta formal de junta
Cuando el acta tiene efectos hacia fuera — junta directiva, consejo de administración, asamblea de una asociación, comunidad de propietarios — el formato se vuelve más rígido. Aparecen el quórum, las votaciones y la validación del acta anterior.
ACTA DE LA JUNTA DIRECTIVA
Asociación Cultural Ribera — Acta n.º 14/2026
En Valencia, a 24 de julio de 2026, siendo las 18:00, se reúne la Junta
Directiva en la sede social, en primera convocatoria.
ASISTENTES
Presidencia: Marta Iglesias
Secretaría: Andrés Bou
Tesorería: Rosa Company
Vocales: Javier Sanchís, Elena Prats
Excusa su asistencia: Tomás Ridaura
QUÓRUM
Asisten 5 de los 6 miembros. Se alcanza el quórum previsto en el
artículo 12 de los estatutos y la sesión queda válidamente constituida.
ORDEN DEL DÍA
1. Lectura y aprobación, si procede, del acta anterior
2. Estado de cuentas del primer semestre
3. Programación de otoño
4. Ruegos y preguntas
DESARROLLO DE LA SESIÓN
1. Acta anterior. Se da lectura al acta de la sesión de 22 de mayo de
2026. Se aprueba por unanimidad.
2. Estado de cuentas. La Tesorería presenta el cierre del primer
semestre. Se abre turno de intervenciones. La Vocalía plantea si
procede dotar un fondo de reserva; la Tesorería responde que la
liquidez actual lo permite.
ACUERDO 14.1 — Se aprueba dotar un fondo de reserva.
Votación: 4 a favor, 0 en contra, 1 abstención. APROBADO.
3. Programación de otoño. Se presenta la propuesta de actividades.
ACUERDO 14.2 — Se aprueba la programación de otoño con la
incorporación del ciclo de conferencias de noviembre.
Votación: por unanimidad. APROBADO.
4. Ruegos y preguntas. No se formulan.
Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 19:30.
V.º B.º Presidencia Secretaría
Marta Iglesias Andrés Bou
Dos cosas que distinguen este formato del anterior: cada acuerdo lleva su votación (a favor, en contra, abstenciones) y el acta se somete a aprobación, normalmente en la misma sesión o en la inmediata siguiente —así lo prevé el artículo 18.2 de la Ley 40/2015 para los órganos públicos, y es la práctica habitual también fuera de ellos—. Hasta ese momento es un borrador. Si tus estatutos fijan plazos o mayorías concretas, prevalecen sobre cualquier plantilla genérica, incluida esta.
Ejemplo 3 — Acta de seguimiento de proyecto
Para reuniones recurrentes de un proyecto, donde lo que importa es el movimiento entre una reunión y la siguiente: qué se cerró, qué sigue abierto y qué se ha atascado.
ACTA DE SEGUIMIENTO — Proyecto Atlas
Reunión de seguimiento n.º 9
Fecha: 2026-07-30 Hora: 09:30 – 10:15 Lugar: Microsoft Teams
Asistentes: I. Márquez (dirección de proyecto), S. Vidal (desarrollo),
C. Ledesma (cliente), P. Aguirre (calidad)
1. REVISIÓN DE TAREAS ANTERIORES
| Tarea de la reunión n.º 8 | Responsable | Estado |
|----------------------------------|-------------|------------|
| Migración del entorno de pruebas | S. Vidal | Completada |
| Validación de requisitos | C. Ledesma | Completada |
| Plan de pruebas de carga | P. Aguirre | En curso |
2. AVANCE DESDE LA ÚLTIMA REUNIÓN
El entorno de pruebas está operativo. La validación de requisitos se
cerró con dos cambios menores de alcance, ya documentados.
3. RIESGOS Y BLOQUEOS
| Riesgo | Impacto | Responsable | Acción |
|-----------------------------------|---------|-------------|-------------------|
| Retraso del proveedor de datos | Alto | I. Márquez | Reunión el 05-08 |
| Falta de perfil de calidad | Medio | P. Aguirre | Solicitar refuerzo|
4. DECISIONES
D9.1 — Se retrasa la fase de pruebas de carga dos semanas.
D9.2 — Se acepta el cambio de alcance de la validación, sin coste.
5. TAREAS PARA LA PRÓXIMA REUNIÓN
| # | Tarea | Responsable | Fecha |
|---|------------------------------------|-------------|--------|
| 1 | Cerrar el plan de pruebas de carga | P. Aguirre | 08-08 |
| 2 | Reunión con el proveedor de datos | I. Márquez | 05-08 |
| 3 | Documentar los cambios de alcance | S. Vidal | 06-08 |
PRÓXIMA REUNIÓN: 2026-08-13, 09:30, Microsoft Teams
La tabla de arranque — revisar las tareas de la reunión anterior antes de nada — es lo que evita la reunión de seguimiento que se convierte en una reunión de estado sin consecuencias.
Del audio al acta, sin escribirla a mano
Aquí está el trabajo real. Las plantillas son fáciles; lo que cuesta es rellenarlas mientras intentas participar en la reunión. Quien toma notas no discute, y quien discute no toma notas.
La alternativa es grabar y dejar que el texto salga de la grabación. No es un atajo dudoso: la propia Ley 40/2015 contempla que «podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado», y admite que la grabación acompañe al acta. Avisa siempre a los asistentes de que se está grabando.
Así es como lo hago con Subanana, y qué aporta cada paso:
- Grabar o subir. Puedes subir el archivo de audio o vídeo de la reunión, o conectar el calendario para que un bot se una automáticamente a las reuniones de Google Meet y Microsoft Teams, las grabe y cree el proyecto. Conviene saber cómo funciona: el bot trabaja después de la reunión — graba y crea el proyecto cuando la reunión termina, no muestra subtítulos en directo. Y no hay bot para Zoom: en ese caso se sube la grabación.
- Transcribir con etiquetas de hablante. La transcripción separa las intervenciones por persona, en lugar de devolver un bloque único de texto. Para un acta es determinante: "quién se comprometió a qué" es literalmente uno de los campos. La puntuación y los párrafos se restauran automáticamente en el modo de transcripción, así que el texto se lee sin retoques. Se cubren más de 95 idiomas, así que da igual si la reunión fue en español o en inglés; el idioma de origen se elige al crear el proyecto.
- Resumir con una plantilla. Este es el paso que convierte la transcripción en acta. El resumen extrae los puntos clave, las decisiones y las tareas, que son exactamente las tres secciones centrales de los modelos de arriba. Hay más de 30 plantillas de resumen integradas — Reunión, Discurso, Negocios, Medicina, Legal, Creador — y puedes crear la tuya para que la salida siga tu formato de acta en lugar de uno genérico. Si tu organización usa siempre la misma estructura, esto se configura una vez.
- Revisar y exportar. Revisas el resultado en el editor y, en los planes de pago, copias el texto o exportas la transcripción en DOCX, TXT, Markdown o XLSX —y en SRT/VTT si además necesitas subtítulos—. Dentro del editor hay un chat con la transcripción: puedes preguntar "¿qué decidimos sobre el presupuesto?" o "¿quién se encargaba de las pruebas?" y contrastar antes de dar el acta por buena.
Un par de detalles prácticos. El glosario permite fijar de antemano nombres propios, marcas y jerga interna para que no salgan deformados — en un acta con nombres de personas y de clientes, se nota. Y el límite por archivo es de 30 GB u 8 horas en todos los planes, incluido el gratuito, así que la duración de la reunión no es el problema.
Ahora la parte honesta, porque afecta justo a este caso de uso: el plan gratuito muestra el texto de los primeros 15 minutos de cada archivo, pero no permite copiarlo ni exportarlo, y está limitado a tres subidas al mes. Como el objetivo aquí es sacar el acta del programa para pegarla en un documento o enviarla por correo, el plan gratuito sirve para comprobar la calidad con una reunión real, no para producir actas de forma habitual; copiar y exportar son de pago (precios).
Errores frecuentes al redactar un acta
- Confundir acta con transcripción. Pegar la transcripción entera y llamarla acta. Nadie la lee. El acta es el destilado.
- Tareas sin responsable. "Hay que revisar el presupuesto" no es una tarea. "Nuria revisa el presupuesto antes del 5 de agosto" sí lo es.
- Redactar en primera persona o con juicios de valor. El acta es un documento neutro: recoge lo que se acordó, no si te pareció bien.
- Publicarla tarde. Un acta que llega una semana después ya no dirige el trabajo, solo lo documenta. Lo razonable es el mismo día o el siguiente.
- No marcar lo que quedó abierto. Los temas aplazados desaparecen si no se escriben, y reaparecen como sorpresa dos meses más tarde.
Preguntas frecuentes
¿Cómo redactar el acta de una reunión?
Anota primero los datos fijos — título, fecha, hora, lugar, asistentes y orden del día — y durante la reunión céntrate solo en tres cosas: acuerdos, tareas con responsable y fecha, y temas aplazados. Redacta después en pasado, en tercera persona y sin valoraciones. Si grabas la reunión, el orden se invierte: obtienes la transcripción y de ahí extraes esos tres bloques.
¿Cómo se elabora un acta de reunión formal?
Un acta formal añade tres elementos al modelo simple: la comprobación del quórum, la votación de cada acuerdo (a favor, en contra, abstenciones) y la aprobación del acta anterior al comienzo de la sesión. Suele cerrarse con la firma de la secretaría y el visto bueno de la presidencia. El ejemplo 2 de este artículo sigue esa estructura.
¿Cómo hacer un acta sencilla?
Con cinco bloques basta: encabezado (fecha, lugar, asistentes), orden del día, acuerdos, tabla de tareas y próxima reunión. Es el ejemplo 1 de este artículo y cabe en una página. Añade campos solo cuando el acta tenga que servir como prueba ante terceros.
¿Quién debe firmar el acta de una reunión?
En una reunión interna de equipo, normalmente nadie: basta con que conste quién la ha redactado. En órganos formales —juntas directivas, consejos, asambleas— firma la secretaría y da el visto bueno la presidencia, y el acta se aprueba en la sesión siguiente. Los estatutos de cada organización mandan sobre cualquier norma general.
¿Se puede generar un acta automáticamente desde la grabación?
Se puede generar el borrador. La transcripción con etiquetas de hablante y un resumen orientado a decisiones y tareas cubren la mayor parte del trabajo, y una plantilla propia hace que la salida siga tu formato. La revisión humana sigue siendo necesaria: hay matices —una decisión condicionada, un compromiso a medias— que conviene comprobar antes de dar el acta por definitiva.