Beste notulen-app van 2026: 7 tools vergeleken

Een goede notulen-app bespaart tijd, maar de verschillen tussen apps zijn groot. Sommige tools hebben een bruikbare gratis versie. Andere kosten direct tientallen euro's per gebruiker per maand.

Ik zet zeven populaire opties naast elkaar: Notuly, Notizy, Fireflies, Fathom, Otter, Microsoft Copilot in Teams en Subanana. Prijs, privacy, taalondersteuning en integraties komen allemaal aan bod, naast de functielijst zelf.

Wie gratis en Nederlandstalig wil beginnen, kijkt het snelst naar Notuly of Fathom. Notizy is de aangewezen optie zodra compliance zwaarder weegt dan prijs, en Teams-organisaties kiezen meestal voor Copilot omdat het al in hun omgeving zit. Werkt een team in meerdere talen, met een mix van bestanden, opnames en vergaderplatformen, dan is Subanana het veelzijdigere alternatief van de zeven.

Onze methode

Ik heb de prijs- en featurepagina’s van de genoemde tools in september 2026 geraadpleegd. De vergelijking gebruikt de informatie die deze aanbieders zelf publiceren. Er zijn geen eigen nauwkeurigheidsbenchmarks uitgevoerd. Daarom geef ik geen percentages voor transcriptienauwkeurigheid.

De beste notulen-apps in het kort

1. Notuly

Notuly is een Nederlandse AI-notulist voor gesprekken en vergaderingen, gebouwd voor Nederlandstalige gebruikers met relatief veel nadruk op privacy en Europese gegevensverwerking. De gratis versie verwerkt drie vergaderingen per maand; het Pro-abonnement kost €9,99 per maand bij jaarlijkse betaling.

Waar Notuly zich echt mee onderscheidt is de infrastructuur: Nederlandse servers in Amsterdam, en volgens de productinformatie wordt audio binnen één minuut na verwerking verwijderd. Notuly stelt op zijn eigen privacypagina dat gesprekken niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, door Notuly zelf niet en door derden ook niet. Die korte bewaartermijn is prettig voor wie opnames niet langdurig wil laten rondslingeren. Er is wel geen doorzoekbaar archief om later op terug te vallen, en de gratis versie blijft hoe dan ook beperkt tot drie vergaderingen per maand. De tool ondersteunt meer dan 90 talen, ruim genoeg voor de meeste Nederlandse organisaties.

Voor een Nederlandstalig team dat af en toe vergadert en Nederlandse gegevensverwerking belangrijk vindt, is dat een sterke combinatie — en de gratis versie is praktisch genoeg om de workflow eerst zelf te testen voordat er geld tegenaan gegooid wordt.

2. Notizy

Notizy richt zich op organisaties die meer nodig hebben dan alleen automatische samenvattingen. De nadruk ligt op zakelijke integraties, compliance en controle over de verwerkingsomgeving.

Notizy heeft geen gratis versie. Het abonnement kost €40 per gebruiker per maand, exclusief btw. De eerste maand wordt volgens de actuele aanbieding voor €5 aangeboden. Het abonnement bevat 2.000 minuten per maand.

De dienst is Europees georiënteerd en noemt AVG-compliance en ISO-certificering. Ook is een optionele on-premise implementatie beschikbaar. Dat kan relevant zijn voor organisaties met strenge eisen rond gegevensopslag of interne IT-beleid.

Notizy integreert met Microsoft Teams en kan worden gekoppeld aan aangepaste CRM-systemen, wat de tool voor grotere organisaties makkelijker inpasbaar maakt in bestaande workflows dan een standalone notulen-app.

Die volledigheid heeft een prijs, letterlijk: €40 per gebruiker per maand, exclusief btw, met alleen de eerste maand voor €5 als instapaanbieding. Voor een klein team dat af en toe een Nederlandse vergadering wil samenvatten is dat een fors bedrag, zeker zonder gratis laag om eerst te wennen. Wie wel voldoende volume heeft — 2.000 minuten per maand zijn inbegrepen — en compliance en implementatiecontrole zwaarder laat wegen dan prijs, krijgt daar wel wat voor terug.

Notizy past daarom vooral bij organisaties met zwaardere compliance-eisen, niet bij teams die eerst willen uitproberen of een notulen-app past bij hun workflow.

3. Fireflies

Fireflies is een internationale AI-notulist die vergaderingen kan opnemen, transcriberen en samenvatten. De dienst staat vooral bekend om het grote aantal integraties.

Fireflies vermeldt meer dan 100 integraties. Dat maakt de tool interessant voor teams die vergaderinformatie willen doorsturen naar CRM-, communicatie- of projecttools.

Het Pro-abonnement kost $10 per maand bij jaarlijkse betaling of $18 per maand bij maandelijkse betaling. De dienst gebruikt Amerikaanse servers. Opslag in de Europese Unie is volgens de geraadpleegde informatie alleen beschikbaar op Enterprise-niveau.

Pluspunten

• Meer dan 100 integraties.
• Geschikt voor internationale workflows.
• Relatief lage Pro-prijs bij jaarlijkse betaling.
• Veel nadruk op automatisering en koppelingen.

Minpunten

• Standaardopslag vindt niet in de Europese Unie plaats.
• Europese opslag vereist Enterprise.
• De prijs is in Amerikaanse dollars.
• De tool is minder specifiek gericht op de Nederlandse markt.

Voor wie is Fireflies geschikt?

Fireflies is geschikt voor internationale teams die transcripties en samenvattingen willen verbinden met bestaande bedrijfssoftware. Controleer vooraf of de opslaglocatie past bij het privacybeleid van de organisatie.

4. Fathom

Fathom is een meeting-bot voor Microsoft Teams, Zoom en Google Meet. De opvallendste eigenschap is de gratis versie: die is onbeperkt beschikbaar.

Het Premium-abonnement kost $16 per maand bij jaarlijkse betaling. Fathom werkt met een bot die aan online vergaderingen deelneemt en daarna een transcript en samenvatting oplevert.

Voor teams die eerst zonder budget willen experimenteren, is Fathom daardoor een van de aantrekkelijkste opties in deze vergelijking. De keerzijde is dat de dataopslag in de Verenigde Staten plaatsvindt.

Pluspunten

• Onbeperkte gratis versie.
• Ondersteuning voor Teams, Zoom en Google Meet.
• Duidelijke workflow voor online vergaderingen.
• Geschikt om zonder abonnement te starten.

Minpunten

• Dataopslag in de Verenigde Staten.
• Minder geschikt wanneer Europese opslag een harde eis is.
• De botworkflow past vooral bij online meetings.
• Premium wordt in dollars gefactureerd.

Voor wie is Fathom geschikt?

Fathom is vooral interessant voor een team dat veel online vergadert en eerst gratis wil testen. De onbeperkte gratis versie is een echte voorsprong tegenover tools die slechts enkele gesprekken per maand gratis verwerken.

5. Otter

Otter is vooral bekend van automatische transcriptie en vergadernotities voor gesprekken, interviews en online meetings — een klassieke transcriptieworkflow eerder dan een op Europa gerichte notulen-app. De relevante functies hangen af van het gekozen abonnement, en de geraadpleegde vergelijkingspagina bevestigt geen Nederlandse taalondersteuning. Dat is geen bewijs dat Otter geen Nederlands aankan; het is een gat in wat die specifieke pagina vermeldt. Wie voor een Nederlandstalig team kiest, controleert dat beter zelf in de actuele talenlijst voordat vergaderingen in het Nederlands een kernscenario worden.

Otter is daarmee vooral een optie voor wie de dienst al gebruikt of specifiek een internationale transcriptietool zoekt, minder voor een team dat op de Nederlandse markt gericht wil starten.

6. Microsoft Copilot in Teams

Wie al volledig in Microsoft werkt, hoeft misschien niets extra's te installeren: Microsoft Copilot is een ingebouwde optie binnen Microsoft 365 Copilot, direct beschikbaar in Microsoft Teams zelf — geen losstaand product. Dat is meteen het grootste voordeel — geen aparte meeting-bot van een derde partij, geen los account, gewoon een aanvulling op wat er al staat, wat onboarding en beheer eenvoudiger maakt en past binnen bestaande Microsoft 365-beheerprocessen.

Daar hangt wel een prijskaartje aan: de licentie kost vanaf $21 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling (bij maandelijkse betaling ligt dat hoger), met de precieze prijs afhankelijk van de Microsoft 365-omgeving waarin de organisatie al werkt. En de keuze werkt maar één kant op — buiten Teams is er geen losse app voor Google Meet of Zoom, dus een team dat platforms door elkaar gebruikt schiet er weinig mee op.

Voor organisaties die al volledig in Teams werken en hun softwarelandschap klein willen houden is dat een prima ruil. Zodra vergaderingen ook buiten Teams plaatsvinden, is een zelfstandige tool waarschijnlijk flexibeler.

7. Subanana

Subanana combineert transcriptie en automatische samenvatting. De dienst gebruikt workspace-pricing: één tarief geldt voor de workspace, in plaats van een afzonderlijk tarief per gebruiker.

Subanana ondersteunt 95+ talen via routing over meerdere spraak-naar-tekstmodellen. Dat maakt de dienst geschikt voor internationale en meertalige teams.

Voor online meetings zijn er bots voor Google Meet en Microsoft Teams. Deze bots nemen de vergadering op en maken na afloop een project. Ze tonen geen live transcriptie tijdens de vergadering.

Daarnaast kunnen gebruikers audiobestanden en videobestanden verwerken. De samenvatting kan onder meer besluiten en actiepunten bevatten. Actiepunten blijven tekst in de samenvatting. Ze worden niet automatisch omgezet in taken en worden niet naar een taakbeheerder gesynchroniseerd.

Subanana heeft ook een woordenlijstfunctie. Daarmee kunnen teams specifieke termen, namen en productwoorden beter laten aansluiten op hun eigen terminologie.

Pluspunten

• Workspace-pricing in plaats van een apart tarief per gebruiker.
• 95+ talen.
• Google Meet- en Microsoft Teams-bot.
• Verwerking van bestanden naast online meetings.
• Automatische meeting-samenvattingen.
• Woordenlijst voor bedrijfs- en vaktermen.

Minpunten

• De meeting-bot werkt post-productie, niet als live transcriptie.
• Actiepunten zijn tekst en geen gesynchroniseerde taken.
• De gratis versie kan geen ondertitels of transcripten exporteren: geen SRT, VTT, TXT of DOCX. Bekijken kan wel: elk bestand krijgt een preview van maximaal 15 minuten. De enige export op de gratis laag is een video met watermerk, met een renderlimiet van maximaal 5 minuten op maximaal 720p, en drie uploads per maand. Wie het transcript zelf wil gebruiken, heeft dus sowieso een betaald plan nodig.
• Data-opslaglocatie en AVG-voorwaarden zijn, net als bij de andere zes tools in dit overzicht, iets om zelf te verifiëren in de actuele documentatie voordat compliance-afspraken erop worden gebaseerd.
• Voor alleen Teams kan Copilot eenvoudiger zijn.

Voor wie is Subanana geschikt?

Subanana past bij teams die meerdere talen, vergaderplatformen en audiobronnen combineren. De workspace-pricing kan bovendien interessant zijn wanneer meerdere mensen binnen één gedeelde werkomgeving werken. Wie eerst zelf wil zien hoe de transcriptie standhoudt bij meertalige gesprekken, kan dat proberen via de Subanana-tool voor vergadertranscriptie voordat er een keuze wordt gemaakt.

Gratis versus betaald

De gratis laag is voor veel gebruikers het belangrijkste verschil. De onderstaande tabel maakt het onderscheid expliciet.

Een gratis versie is niet automatisch de beste keuze. Let ook op opslaglocatie, aantal vergaderingen, exportmogelijkheden en de vraag of de tool alleen online meetings ondersteunt.

Notuly is aantrekkelijk voor een beperkt aantal Nederlandstalige vergaderingen. Fathom is sterker wanneer onbeperkt gratis gebruik het belangrijkste criterium is. Notizy heeft geen gratis instap, maar biedt daar compliance- en implementatieopties tegenover.

Vergelijkingstabel

Gegevensopslag en AVG-voorwaarden verschillen sterk tussen deze tools en veranderen regelmatig — controleer dat per aanbieder in hun eigen actuele documentatie in plaats van op basis van deze tabel, zeker als EU-opslag een harde eis is.

Welke notulen-app moet je kiezen?

U heeft een Nederlandstalig team en geen budget

Begin met Notuly of Fathom.

Notuly is aantrekkelijk als Nederlandse servers en beperkte maandelijkse inzet belangrijk zijn. Fathom is aantrekkelijker als u onbeperkt gratis wilt experimenteren en vooral online vergadert.

U heeft compliance-eisen

Kijk eerst naar Notizy.

De combinatie van Europese positionering, AVG-compliance, ISO-certificering en optionele on-premise deployment maakt Notizy interessant voor organisaties met formele IT- en compliance-eisen.

U werkt internationaal of meertalig

Subanana is dan een logische kandidaat.

De dienst ondersteunt 95+ talen en verwerkt zowel online meetings als bestanden. De workspace-pricing kan beter passen dan een licentie per gebruiker wanneer meerdere mensen dezelfde omgeving gebruiken.

Uw organisatie werkt volledig in Teams

Microsoft Copilot is waarschijnlijk de eenvoudigste keuze.

De native Teams-integratie vermindert het aantal losse tools. Dat voordeel weegt vooral zwaar wanneer uw organisatie al Microsoft 365 gebruikt.

U wilt vooral veel integraties

Fireflies is het onderzoeken waard.

Met meer dan 100 integraties is Fireflies vooral interessant wanneer samenvattingen onderdeel moeten worden van een bredere verkoop-, support- of projectworkflow.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT notulen maken?

Ja. ChatGPT kan een transcript, opname of losse aantekeningen omzetten in een samenvatting met besluiten en actiepunten. De kwaliteit hangt af van de broninformatie.

Voor automatische opname en transcriptie is een gespecialiseerde notulen-app praktischer. Die kan de vergadering vastleggen en de samenvatting direct volgens een vast format genereren.

Waar kan ik gratis AI-notulen maken?

Notuly biedt een gratis versie voor drie vergaderingen per maand. Fathom heeft een onbeperkte gratis versie voor de ondersteunde online meeting-workflow.

Welke optie het beste is, hangt af van de eisen rond taal, opslag en privacy. Controleer vooral of gratis gebruik ook export en voldoende bewaarmogelijkheden omvat.

Wat is de beste gratis transcriptie-app?

Voor onbeperkt gratis gebruik is Fathom een sterke kandidaat. Voor een Nederlandstalig team dat slechts enkele vergaderingen per maand heeft, kan Notuly praktischer zijn.

Er bestaat geen universeel beste gratis transcriptie-app. De keuze hangt af van de gewenste talen, vergaderplatformen en opslaglocatie.

Hoe kan ik automatische notulen maken?

Gebruik een notulen-app die uw vergadering kan opnemen of een audiobestand kan verwerken.

Een typische workflow is:

1. Koppel de app aan Teams, Zoom of Google Meet, of upload een opname.
2. Laat de vergadering transcriberen.
3. Laat de app een samenvatting maken.
4. Controleer namen, besluiten en actiepunten.
5. Deel de definitieve notulen met de deelnemers.

Wilt u weten hoe u dit zelf met Subanana doet, stap voor stap? Lees dan notulen maken met AI.

Voor kant-en-klare notulen-templates kunt u ook onze voorbeelden bekijken. Wilt u transcriptiesoftware specifiek vergelijken, lees dan beste transcriptiesoftware.

Conclusie

De beste notulen-app hangt vooral af van drie keuzes: budget, gegevensopslag en vergaderplatform.

Notuly is sterk voor Nederlandse gebruikers die beperkt en privacybewust willen starten. Fathom heeft de aantrekkelijkste gratis laag. Notizy richt zich op organisaties met zwaardere compliance-eisen. Copilot is logisch voor Teams-organisaties. Fireflies past bij teams die veel integraties nodig hebben.

Subanana is vooral interessant voor meertalige teams die meetings, bestanden en verschillende invoerkanalen in één workspace willen verwerken — met de kanttekening dat de gratis versie geen transcript-export biedt. Wie op basis van budget, gegevensopslag en vergaderplatform kiest, doet er sowieso goed aan de actuele voorwaarden van de gekozen aanbieder zelf te checken; die veranderen sneller dan een artikel als dit kan bijhouden.