董事會會議和周年大會的會議記錄，跟一般部門會議的筆記不同。它們日後可能要作為證據，要交給核數師、銀行或律師查閱；周年大會的紀錄，股東亦有權要求查閱。所以寫法要穩定：誰出席、是否達到法定人數、誰申報了利益、誰動議誰和議、表決結果如何、最後通過了甚麼決議。
這篇文章提供兩份可以直接複製的範本：一份董事會會議記錄範本，一份周年大會（AGM）會議記錄範本。之後再逐項說明每一欄為何要寫、主席簽署的程序，以及香港《公司條例》（第622章）對備存會議紀錄的要求。如果你要找的是一般部門會議、學校或機構會議的格式，可以先看中英文會議記錄範本及格式。
本文只整理條文重點和常見做法，不構成法律意見。具體要求請向你的公司秘書或律師確認。
董事會會議記錄和周年大會會議記錄有何分別？
兩者都是正式會議記錄，但對象和內容重點不同。
| 項目 | 董事會會議記錄 | 周年大會（AGM）會議記錄 |
|---|---|---|
| 出席者 | 董事，公司秘書列席 | 股東（《公司條例》稱為「成員」）及受委代表 |
| 常見議程 | 業務匯報、審批合約、財務、委任 | 省覽財務報表、選舉董事、委任核數師 |
| 表決方式 | 董事舉手或按章程表決 | 舉手表決或投票表決，可包括委任代表票數 |
| 《公司條例》條文 | 第481條（記錄）、第482條（作為證據） | 第618條（記錄）、第620條（成員查閱） |
| 最短備存期 | 10 年 | 10 年 |
NGO、慈善機構、會所和協會的「理事會」或「執委會」會議，結構跟董事會會議記錄相近；會員大會則跟周年大會相近。以下範本同樣適用，只需把「董事」和「股東」換成你機構的稱呼。
董事會會議記錄範本（可複製）
以下範本以有限公司的董事會會議為例。方括號內的內容請按實際情況填寫，不適用的段落可以刪除。
[公司名稱]
董事會會議記錄
會議編號：[例如 BM 2026/05]
日期：[年月日]
時間：[開始時間] 至 [結束時間]
地點：[地址]／視像會議（[平台名稱]）
出席董事：[姓名]（主席）、[姓名]、[姓名]
列席：[姓名]（公司秘書）、[姓名]（財務總監，列席第 4 項）
缺席並致歉：[姓名]
法定人數：主席宣布出席董事人數達到章程細則規定的法定人數，會議正式開始。
1. 利益申報
主席詢問董事就本次議程是否有任何利益需要申報。
[姓名] 申報其於第 5 項所述合約的交易對手 [公司名稱] 持有權益，
並於討論及表決第 5 項時離席，不計入該項的法定人數及表決。
其餘董事表示沒有需要申報的利益。
2. 通過上次會議記錄
上次會議（[日期]）的會議記錄已於會前傳閱。
動議：[姓名] 和議：[姓名]
決議：通過上次會議記錄，由主席簽署作實。
3. 上次會議跟進事項
[事項]：[負責人] 報告已完成／進行中，[簡述]。
4. 財務報告
[姓名] 匯報截至 [日期] 的管理賬目，[重點數字或要點]。
董事會備悉報告。
5. 審批 [合約／項目名稱]
討論要點：[各方意見摘要，只記要點，不需逐字記錄]
動議：[姓名] 和議：[姓名]
表決：贊成 [數目]；反對 [數目]；棄權 [數目]
決議：批准公司與 [對手方] 訂立 [合約名稱]，
並授權 [姓名] 代表公司簽署相關文件。
6. 其他事項
[事項及結論]
7. 下次會議
日期暫定為 [日期]。
會議於 [時間] 結束。
跟進事項：
| 事項 | 負責人 | 期限 |
| [事項] | [姓名] | [日期] |
記錄：[公司秘書姓名]
主席簽署：______________ 日期：__________
股東周年大會（AGM）會議記錄範本（可複製）
以下範本適用於公司的股東周年大會，即英文常說的 AGM minutes。會員制的 NGO、會所或協會可以把「股東」改為「會員」，把「成員決議」改為機構章程內的名稱。
[公司名稱]
第 [X] 屆股東周年大會會議記錄
日期：[年月日]
時間：[開始時間] 至 [結束時間]
地點：[地址]／混合形式（現場及 [平台名稱]）
主席：[姓名]
出席：親身出席股東 [數目] 名，受委代表 [數目] 名，
合共代表 [數目] 股，佔已發行股份 [百分比]。
列席：[姓名]（公司秘書）、[核數師事務所名稱] 代表 [姓名]
1. 法定人數及大會通告
公司秘書確認出席人數已達章程細則規定的法定人數。
大會通告已於 [日期] 按章程細則發出，經出席股東同意視作已宣讀。
2. 省覽財務報表及報告
主席提呈截至 [日期] 年度的經審核財務報表、董事報告及核數師報告。
股東提問：[提問者] 問及 [事項]，[姓名] 回應 [要點]。
普通決議：省覽並接納上述財務報表及報告。
動議：[姓名] 和議：[姓名]
表決方式：舉手表決／投票表決
結果：贊成 [數目]；反對 [數目]；棄權 [數目]。決議獲通過。
3. 重選董事
普通決議：重選 [姓名] 為公司董事。
動議：[姓名] 和議：[姓名]
結果：[表決結果]。決議獲通過。
4. 續聘核數師
普通決議：續聘 [核數師事務所] 為公司核數師，
任期至下屆周年大會結束，並授權董事會釐定其酬金。
動議：[姓名] 和議：[姓名]
結果：[表決結果]。決議獲通過。
5. 特別事項（如有）
特別決議：[決議全文]
結果：[表決結果]，[贊成票數] 佔有效票數 [百分比]。決議獲通過／不獲通過。
6. 其他事項
[事項及結論]
大會於 [時間] 結束。
記錄：[公司秘書姓名]
主席簽署：______________ 日期：__________
特別決議所需的票數比例、投票表決的程序，都以你公司的章程細則和《公司條例》為準。範本只提供記錄格式。
董事會會議記錄必記的 5 個項目
會議記錄的價值在於日後可以證明「會議有效召開，而決定是這樣作出的」。以下五項最常被翻查。
1. 出席及法定人數
寫明出席、列席、缺席者的全名和身分，並記下主席確認已達法定人數。如有董事中途離席，要寫明離席時間和當時處理到哪一項，因為之後的議項可能已不足法定人數。
2. 利益申報
每次會議開始時詢問利益申報，並把結果寫進會議記錄，包括「沒有董事申報利益」。有董事申報時，記下申報內容，以及該董事是否離席、是否參與表決。核數師和法律顧問查閱記錄時，通常會留意這一段。
3. 動議、和議及表決
正式決定要寫明動議人和和議人，以及表決結果。一致通過可寫「全體出席董事一致通過」；有反對或棄權時，按章程或慣例記錄票數，董事要求記錄其反對意見時亦應寫入。
4. 決議
決議要寫成可以單獨閱讀的完整句子，例如「批准公司與某某有限公司訂立租約，並授權某某代表公司簽署」。只寫「通過」而沒有寫清楚通過了甚麼，是會議記錄常見的問題。
5. 跟進事項
每個跟進事項要有負責人和期限。下次會議的第一項，通常就是逐項核對上次的跟進事項。
討論過程不需要逐字記錄。一般做法是記下主要意見和理由，避免把個別董事的原話全部寫進正式紀錄。
主席簽署及通過會議記錄的程序
常見的流程是：公司秘書在會後整理初稿，交主席審閱，再在下一次會議上提呈通過，由主席簽署作實。
《公司條例》第482條訂明，按第481條記錄的董事會議紀錄，「如看來是由有關會議的主席簽署，或看來是由下一次董事會議的主席簽署，即為該有關會議議事程序的證據」。在相反證明成立之前，該會議會被視為已妥為召開，會上的議事程序和委任亦被視為有效。所以主席簽署這一步不應省略。
如果會議上有人要求修改記錄，改動應在會上議定，修改後再簽署，並保留修改前後的版本。
《公司條例》對備存會議紀錄的要求
以下整理自香港《公司條例》（第622章）的條文。
- 董事會議（第481條）：公司須記錄董事會議所有議事程序的紀錄，以及董事在不舉行會議的情況下通過的所有決議（即常說的書面決議），並須備存這些紀錄最少 10 年，由會議日期或決議通過日期起計。
- 成員大會（第618條）：公司須備存「成員大會的所有議事程序的紀錄」，以及並非在成員大會上通過的成員決議的文本，同樣最少 10 年。周年大會屬成員大會。
- 備存地點（第619條）：紀錄須備存於公司的註冊辦事處或訂明地方；如備存於註冊辦事處以外的訂明地方，須在 15 日內通知公司註冊處處長。
- 成員查閱（第620條）：成員可免費查閱公司按第618條備存的紀錄。
第481條和第618條都寫明，公司違反記錄或備存要求時，公司及其每名責任人均屬犯罪，可處第 5 級罰款。
業主立案法團的會議紀錄
以下不適用上文《公司條例》的條文。業主立案法團受《建築物管理條例》（第344章）規管，管理委員會會議紀錄的保存和提供方式，請以條例及民政事務總署的最新指引為準，或向法團的專業管理公司、公司秘書或律師確認。本文不在此複述條文細節。格式方面，法團秘書可以參考上面的董事會範本，把「董事」換成「管理委員會委員」，再按條例的要求調整。
用 Subanana 由錄音草擬會議記錄
會議記錄最花時間的部分，是會後翻聽錄音、整理誰動議、誰和議、結果如何。Subanana 可以先把會議錄音轉成逐字稿和摘要初稿，公司秘書再按上面的範本修改。
第一步：錄下會議
- 實體會議：在瀏覽器內直接錄音，可錄螢幕、鏡頭或只錄聲音。
- Google Meet 或 Microsoft Teams：連接日曆後，會議記錄助理會按設定加入會議並錄音，會議結束後才建立專案，再轉錄及生成摘要。
- Zoom 網頁版：可用 Subanana 的 Chrome 擴充功能錄下分頁。
- 已有錄音或錄影：直接上傳，每個檔案最長 8 小時、最大 30 GB。
第二步：用自訂範本生成初稿
Subanana 的範本庫有 14 款內建摘要範本。董事會會議記錄的格式各公司不同，較好的做法是用「Generate with AI」建立自己的範本，把上面的欄位（出席、利益申報、動議、和議、表決、決議、跟進事項）寫進要求。之後每次會議都用同一範本，格式就會一致。
另外兩個設定可以減少修改時間：
- 詞彙表（Glossary）：加入董事姓名、公司名稱、項目代號，減少人名和專有名詞寫錯。
- 背景資料包（Background Pack）：上傳議程、董事會文件或財務報表（PDF、DOCX、XLSX 等），讓摘要用得上會議文件中的名稱、數字和背景。
每次會議的決定和行動項目亦會獨立列出，附時間戳，可以指派給發言者，方便秘書回到錄音對應的位置核對。
第三步：廣東話會議
香港的董事會和法團會議多數以廣東話進行。建立專案時可以選擇以書面語輸出，初稿就不需要再由口語改寫。會議中夾雜英文術語時，付費方案的增強（Enhanced）轉錄可開啟多語言模式，每個檔案最多支援 10 種語言，按 1.5 倍額度計算。標準模式會以單一語言處理整個檔案，英文片段可能會被轉寫成該語言，所以定稿前宜對照錄音核對。
第四步：秘書審閱，主席簽署
AI 生成的只是初稿。決議的措辭、表決票數、利益申報，都要由公司秘書對照錄音和會議文件逐項確認。摘要初稿可匯出 Word（DOCX）檔，套用公司的會議記錄格式後交主席簽署；匯出完整逐字稿則屬付費方案。審閱期間可以分享專案，讓公司秘書或主席對照逐字稿檢查初稿。
更多會議記錄工具的做法，可參考 AI 會議記錄工具。會前準備議程，可以用會議議程範本。
免費方案每個檔案只會處理最初 15 分鐘，適合先試效果；完整的董事會錄音需要付費方案。
常見問題
董事會會議記錄要保存多久？
根據《公司條例》第481條，董事會議紀錄及董事書面決議須備存最少 10 年，由會議日期或決議通過日期起計。周年大會等成員大會的紀錄，第618條同樣要求最少 10 年。
會議記錄一定要由主席簽署嗎？
第482條訂明，看來由該次會議主席或下一次董事會議主席簽署的會議紀錄，即為該會議議事程序的證據。實務上大多數公司都會在下次會議通過後由主席簽署。
書面決議也要記錄嗎？
要。第481條要求公司記錄董事在不舉行會議的情況下通過的所有決議。書面決議應與會議記錄一併歸檔，同樣備存最少 10 年。
股東可以查閱周年大會的會議記錄嗎？
可以。第620條訂明，成員提出要求後，即有權免費查閱公司按第618條備存的紀錄，亦可在繳付訂明費用後索取文本。
可以用錄音代替書面會議記錄嗎？
《公司條例》要求的是會議議事程序的紀錄，一般做法仍是備存經主席簽署的書面會議記錄。錄音可以作為秘書整理和核對記錄的材料。公司是否另外保存錄音、保存多久，屬公司內部政策，請與公司秘書商定。
總結
好的董事會會議記錄和周年大會會議記錄，重點在五項：出席及法定人數、利益申報、動議和表決、決議全文、跟進事項。寫好後由主席簽署，並按《公司條例》備存最少 10 年。把上面兩份範本存成公司的固定格式，每次會議只需要填內容。
如果你每季都要整理董事會或法團會議，可以把會議錄下來，讓 Subanana 按你的範本草擬會議記錄，公司秘書審閱後再交主席簽署。