會議記錄範例｜會議紀錄格式 Meeting Minutes 範本（附中英文範本）
2026-05-08
KKevin Wong
一場 45 分鐘的會議，手動撰寫會議記錄通常需要 2-3 倍時間——也就是接近兩個小時。使用 AI 語音轉文字工具，同一場會議的記錄可以在幾分鐘內自動生成，包括講者辨識和重點摘要。
本文提供三項內容：現成的會議記錄範本（企業、學校、機構各一份）、一套標準格式說明，以及如何使用 AI 工具自動完成整個流程。
會議記錄格式：基本結構
無論是手動撰寫還是 AI 自動生成，一份完整的會議記錄都應包含以下部分：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 會議名稱 | 明確標題，方便日後檢索 |
| 日期及時間 | 包括開始和結束時間 |
| 地點 | 實體會議室或線上會議連結 |
| 出席者 | 列出全部參與者，標明主持人 |
| 議程 | 會議討論的主題列表 |
| 討論內容 | 每個議題的討論要點 |
| 決議事項 | 最終決定，明確記錄負責人 |
| 待辦事項 | Action items，包括負責人和截止日期 |
| 下次會議 | 時間、地點（如適用） |
以上結構適用於大部分場景。下面三個範本示範如何因應不同情境進行調整。
會議記錄範例一：企業會議
會議記錄
會議名稱：Q2 產品開發進度會議
日期：2026年4月15日（星期二）
時間：14:00 - 15:15
地點：會議室 B / Google Meet
主持人：陳志明（產品總監）
出席者：
- 陳志明（產品總監）
- 李美玲（工程主管）
- 張偉強（UI/UX 設計師）
- 王詠欣（市場部主管）
缺席者：
- 黃家豪（客服主管）— 因病請假
---
議程：
1. Q1 產品里程碑回顧
2. Q2 開發計劃更新
3. 用戶反饋摘要及優先處理項目
4. 市場推廣配合時間表
---
討論內容：
1. Q1 產品里程碑回顧
- 李美玲匯報 Q1 完成 12 個 feature tickets，其中 3 個延期至 Q2
- 延期原因：第三方 API 整合遇到技術問題
- 陳志明要求補充延期 tickets 的修訂時間表
2. Q2 開發計劃更新
- 李美玲提出 Q2 重點：新用戶 onboarding 流程重構
- 預計 5 月底完成 MVP，6 月中進入 beta
- 張偉強確認設計稿已完成 80%，餘下部分本週交付
3. 用戶反饋摘要
- 王詠欣分享最近 NPS 調查結果：分數由 42 升至 51
- 主要投訴：匯出格式選項不足、手機版本體驗差
- 陳志明決定將「匯出格式」列為 Q2 優先項目
4. 市場推廣配合
- 王詠欣建議 beta 推出時配合 email campaign
- 陳志明同意，要求王詠欣在 5 月 15 日前提交推廣計劃
---
決議事項：
1. 李美玲在 4 月 22 日前提交延期 tickets 修訂時間表
2. 「匯出格式」功能列為 Q2 P1 優先項目
3. 王詠欣在 5 月 15 日前提交 beta 推廣計劃
待辦事項：
| 項目 | 負責人 | 截止日期 |
|---|---|---|
| 提交延期 tickets 修訂時間表 | 李美玲 | 4月22日 |
| 完成設計稿交付 | 張偉強 | 4月18日 |
| 提交 beta 推廣計劃 | 王詠欣 | 5月15日 |
| 安排與黃家豪補充客服反饋 | 陳志明 | 4月18日 |
下次會議：2026年4月29日（星期二）14:00
會議記錄範例二：學校會議
會議記錄
會議名稱：2025-2026 學年第二學期教務會議
日期：2026年4月10日（星期四）
時間：16:00 - 17:00
地點：教員室
主持人：林淑芬校長
出席者：
- 林淑芬（校長）
- 何志偉（副校長）
- 陳婉玲（中文科主任）
- 李國華（數學科主任）
- 黃慧儀（訓輔主任）
---
議程：
1. 期中考成績分析
2. 下學期課外活動安排
3. 學生紀律問題跟進
---
討論內容：
1. 期中考成績分析
- 何志偉匯報：中三級數學科合格率下跌 8%，由 72% 跌至 64%
- 李國華解釋：新課程大綱增加了統計學部分，學生適應需時
- 林校長要求李國華在兩週內提交補課計劃
2. 課外活動安排
- 黃慧儀提議增加 STEM 工作坊名額，由每班 30 人加至 40 人
- 何志偉指出場地限制，建議分兩組進行
- 決定採用分組方案，每組 20 人
3. 學生紀律問題
- 黃慧儀報告：本學期遲到個案較上學期增加 15%
- 建議推行「準時獎勵計劃」，連續一個月準時的學生可獲獎勵
- 林校長同意試行一個月，由黃慧儀負責
---
決議事項：
1. 中三數學補課計劃——李國華在 4 月 24 日前提交
2. STEM 工作坊分兩組進行，每組 20 人
3. 試行「準時獎勵計劃」一個月
待辦事項：
| 項目 | 負責人 | 截止日期 |
|---|---|---|
| 提交中三數學補課計劃 | 李國華 | 4月24日 |
| 安排 STEM 工作坊分組 | 黃慧儀 | 4月17日 |
| 草擬準時獎勵計劃細則 | 黃慧儀 | 4月17日 |
下次會議：2026年5月8日（星期四）16:00
會議記錄範例三：政府及非牟利機構
會議記錄
會議名稱：社區服務委員會第三季度工作會議
日期：2026年4月8日（星期二）
時間：10:00 - 11:30
地點：社區中心多功能廳
主持人：梁國強主席
出席者：
- 梁國強（主席）
- 鄭美儀（副主席）
- 陳偉文（財務）
- 李嘉欣（義工統籌）
- 何志豪（區議員代表）
列席：
- 王麗珊（社區中心主任）
---
議程：
1. 上季度財務報告
2. 長者探訪計劃進度
3. 暑期青年活動策劃
4. 其他事項
---
討論內容：
1. 上季度財務報告
- 陳偉文匯報：上季度支出 HK$45,200，預算為 HK$50,000，結餘 HK$4,800
- 主要開支：長者探訪物資（HK$18,000）、場地租用（HK$12,000）
- 梁主席確認財務狀況正常
2. 長者探訪計劃
- 李嘉欣匯報：上季度完成 120 次家訪，達標率 96%
- 有 3 位義工因個人原因退出，目前義工人數由 25 人減至 22 人
- 建議透過社交媒體招募新義工，目標補充 5 人
3. 暑期青年活動
- 鄭美儀提議舉辦「社區探索日」，預算 HK$15,000
- 何志豪表示可協助申請區議會撥款 HK$10,000
- 決定由鄭美儀撰寫活動計劃書，何志豪跟進撥款申請
4. 其他事項
- 王麗珊通知：社區中心 7 月將進行冷氣維修，為期兩週
- 梁主席要求各委員調整 7 月活動安排
---
決議事項：
1. 透過社交媒體招募 5 名新義工
2. 批准「社區探索日」活動，預算 HK$15,000
3. 申請區議會撥款 HK$10,000
待辦事項：
| 項目 | 負責人 | 截止日期 |
|---|---|---|
| 發佈義工招募帖文 | 李嘉欣 | 4月15日 |
| 撰寫「社區探索日」計劃書 | 鄭美儀 | 4月22日 |
| 跟進區議會撥款申請 | 何志豪 | 4月30日 |
| 調整 7 月活動安排 | 各委員 | 5月31日 |
下次會議：2026年7月8日（星期二）10:00
English Meeting Minutes Templates
Below are the same three structures translated into English, ready to copy-paste for bilingual workplaces or English-language meetings.
Template 1: Corporate Meeting
Meeting Minutes
Meeting Name: Q2 Product Development Progress Review
Date: 15 April 2026 (Tuesday)
Time: 14:00 - 15:15
Location: Meeting Room B / Google Meet
Chair: Chen Chi-ming (Head of Product)
Attendees:
- Chen Chi-ming (Head of Product)
- Lee Mei-ling (Engineering Lead)
- Cheung Wai-keung (UI/UX Designer)
- Wong Wing-yan (Marketing Lead)
Apologies:
- Wong Ka-ho (Customer Service Lead) — sick leave
---
Agenda:
1. Q1 product milestone review
2. Q2 development plan update
3. User feedback summary and prioritisation
4. Marketing alignment timeline
---
Discussion:
1. Q1 milestone review
- Lee Mei-ling reported 12 feature tickets completed in Q1; 3 deferred to Q2
- Reason for deferral: third-party API integration issues
- Chair requested a revised timeline for the deferred tickets
2. Q2 development plan
- Lee Mei-ling proposed Q2 priority: new-user onboarding redesign
- MVP target: end of May; beta entry mid-June
- Cheung Wai-keung confirmed design files 80% complete; remainder to be delivered this week
3. User feedback
- Wong Wing-yan shared latest NPS survey: score moved from 42 to 51
- Top complaints: limited export formats, weak mobile experience
- Chair decided to prioritise "export formats" as a Q2 item
4. Marketing alignment
- Wong Wing-yan proposed pairing the beta launch with an email campaign
- Chair agreed; Wong to submit campaign plan by 15 May
---
Decisions:
1. Lee Mei-ling to submit revised timeline for deferred tickets by 22 April
2. "Export formats" feature classified as Q2 P1
3. Wong Wing-yan to submit beta marketing plan by 15 May
Action Items:
| Item | Owner | Due |
|---|---|---|
| Submit revised timeline for deferred tickets | Lee Mei-ling | 22 Apr |
| Deliver remaining design files | Cheung Wai-keung | 18 Apr |
| Submit beta marketing plan | Wong Wing-yan | 15 May |
| Sync with Wong Ka-ho on customer feedback | Chen Chi-ming | 18 Apr |
Next Meeting: 29 April 2026 (Tuesday) 14:00
Template 2: School Meeting
Meeting Minutes
Meeting Name: 2025-2026 Second Term Academic Affairs Meeting
Date: 10 April 2026 (Thursday)
Time: 16:00 - 17:00
Location: Staff Room
Chair: Principal Lam Suk-fan
Attendees:
- Lam Suk-fan (Principal)
- Ho Chi-wai (Vice Principal)
- Chan Yuen-ling (Head of Chinese Department)
- Lee Kwok-wah (Head of Mathematics Department)
- Wong Wai-yi (Discipline & Counselling Lead)
---
Agenda:
1. Mid-term examination results analysis
2. Extracurricular activity arrangements
3. Student discipline follow-up
---
Discussion:
1. Mid-term examination results
- Ho Chi-wai reported: Form 3 mathematics pass rate dropped 8 percentage points (72% → 64%)
- Lee Kwok-wah explained: new syllabus added a statistics module; students need adjustment time
- Principal asked Lee to submit a remedial plan within two weeks
2. Extracurricular activities
- Wong Wai-yi proposed expanding STEM workshop capacity from 30 to 40 per class
- Ho Chi-wai noted venue limits and proposed splitting into two groups
- Decision: split-group format adopted, 20 students per group
3. Student discipline
- Wong Wai-yi reported: late-arrival cases increased 15% vs. previous term
- Proposed a "Punctuality Reward Programme" — students with one full month of punctual attendance receive a reward
- Principal approved a one-month trial led by Wong Wai-yi
---
Decisions:
1. Form 3 maths remedial plan — Lee Kwok-wah to submit by 24 April
2. STEM workshop split into two groups of 20
3. One-month trial of "Punctuality Reward Programme"
Action Items:
| Item | Owner | Due |
|---|---|---|
| Submit Form 3 maths remedial plan | Lee Kwok-wah | 24 Apr |
| Arrange STEM workshop groupings | Wong Wai-yi | 17 Apr |
| Draft punctuality programme details | Wong Wai-yi | 17 Apr |
Next Meeting: 8 May 2026 (Thursday) 16:00
Template 3: Government / Non-profit Committee
Meeting Minutes
Meeting Name: Community Service Committee — Q3 Working Meeting
Date: 8 April 2026 (Tuesday)
Time: 10:00 - 11:30
Location: Community Centre Multi-purpose Hall
Chair: Leung Kwok-keung (Chairperson)
Attendees:
- Leung Kwok-keung (Chairperson)
- Cheng Mei-yi (Vice Chairperson)
- Chan Wai-man (Treasurer)
- Lee Ka-yan (Volunteer Coordinator)
- Ho Chi-ho (District Council Representative)
In attendance:
- Wong Lai-shan (Community Centre Director)
---
Agenda:
1. Previous quarter financial report
2. Elderly visit programme progress
3. Summer youth activity planning
4. AOB
---
Discussion:
1. Financial report
- Chan Wai-man reported: previous quarter expenditure HK$45,200 against a budget of HK$50,000; balance HK$4,800
- Major expenses: elderly visit supplies (HK$18,000); venue rental (HK$12,000)
- Chair confirmed financial position is normal
2. Elderly visit programme
- Lee Ka-yan reported: 120 home visits completed last quarter, achieving 96% of target
- Three volunteers withdrew for personal reasons; current volunteer count fell from 25 to 22
- Proposed recruiting via social media to add 5 new volunteers
3. Summer youth activity
- Cheng Mei-yi proposed a "Community Discovery Day", budget HK$15,000
- Ho Chi-ho offered to assist with a District Council grant application of HK$10,000
- Decision: Cheng to draft the activity plan; Ho to follow up on the grant
4. AOB
- Wong Lai-shan announced air-conditioning maintenance at the Community Centre in July (two weeks)
- Chair asked all members to adjust July activity schedules accordingly
---
Decisions:
1. Recruit 5 new volunteers via social media
2. "Community Discovery Day" approved with HK$15,000 budget
3. Apply for HK$10,000 District Council grant
Action Items:
| Item | Owner | Due |
|---|---|---|
| Publish volunteer recruitment post | Lee Ka-yan | 15 Apr |
| Draft "Community Discovery Day" plan | Cheng Mei-yi | 22 Apr |
| Follow up on District Council grant | Ho Chi-ho | 30 Apr |
| Adjust July activity schedules | All members | 31 May |
Next Meeting: 8 July 2026 (Tuesday) 10:00
會議記錄最大的問題：不是格式，而是記錄本身
範本解決了「如何排版」的問題。但撰寫會議記錄真正的痛點往往是：
- 邊聽邊打字——特別是多人發言、中英夾雜的會議，根本難以兼顧
- 遺漏重點——事後才發現某段討論沒有記錄下來
- 謄錄耗時——一小時的會議，整理記錄可能需要三小時
這些問題，單靠改善範本格式是無法解決的。
使用 AI 自動生成會議記錄
現時的 AI 語音轉文字工具可以跳過手動記錄的步驟。以 Subanana 的 AI 會議記錄功能為例，流程如下：
第一步：錄音或上傳檔案
你可以直接錄製會議內容，或上傳錄音檔案（支援 mp4、mov、m4a、mp3 等常見格式，付費方案最大支援 15 GB 檔案）。
如果你使用 Google Meet 或 Microsoft Teams 開會，Subanana 提供會議機器人功能，可以連結 Google Calendar 自動排程，在會議開始時自動加入並錄音，無需手動操作。
第二步：AI 自動辨識語音
Subanana 會自動將語音轉換為文字，語音辨識準確率達 98%，支援超過 80 種語言（基於 OpenAI Whisper 模型，涵蓋 99 種語言）。
針對廣東話，Subanana 特別優化了口語轉書面語功能——例如將「我哋 call 完之後 follow up」這類港式中英夾雜的口語，自動轉換為正式書面中文。這是大部分語音轉文字工具無法做到的。
第三步：自動辨識講者
AI 自動分辨不同講者（speaker diarization），無需事後逐段標記「誰說的」。此功能對多人會議尤其實用。
第四步：一鍵生成摘要及待辦事項
除了逐字稿之外，Subanana 可自動生成：
- 會議內容摘要——按議題歸納重點
- 待辦事項——自動提取 action items，包含負責人
你還可以選擇使用哪個 AI 模型來生成摘要——Subanana 支援多個主流大型語言模型，並會持續加入新發布的版本，避免被單一模型鎖死。不同模型在不同類型的會議中可能有不同表現，這是 Subanana 同大部分競品的主要區別：其他工具通常鎖定單一模型，無法選擇。（如需了解 Subanana 與其他會議記錄工具的詳細對比，可參閱Subanana vs Plaud 實測比較。）
第五步：匯出為所需格式
生成完成後可匯出為 Word（.docx）、Excel（.csv）、純文字（.txt）或 SRT 字幕格式，直接套用到公司的會議記錄範本中。
手動記錄 vs AI 自動生成：比較
| 手動記錄 | AI 自動生成（Subanana） | |
|---|---|---|
| 所需時間 | 會議時長的 2-3 倍 | 幾分鐘 |
| 講者辨識 | 需自行標記 | 自動辨識 |
| 中英夾雜處理 | 取決於記錄者的語言能力 | AI 自動辨識並轉換 |
| 遺漏風險 | 高（尤其在快速討論時） | 低（全程錄音） |
| 摘要及待辦事項 | 需自行整理 | 一鍵生成 |
| 匯出格式 | 視乎使用的工具 | Word、Excel、TXT、SRT |
| 檔案大小限制 | 不適用 | 免費方案 3 GB / 付費方案 15 GB |
常見問題
會議記錄和會議紀錄有甚麼分別？
在香港的中文用法中，「會議記錄」和「會議紀錄」基本上是同一概念，僅用字習慣不同。「記錄」較常用於日常語境，「紀錄」偏向正式場合。英文統一稱為 meeting minutes。
AI 會議記錄是否支援廣東話？
支援。Subanana 針對廣東話進行了專門優化，包括口語轉書面語功能，可自動將港式中英夾雜的口語轉換為正式書面中文。這是一般語音轉文字工具難以做到的。
範本是否可以自訂？
本文提供的範本為通用格式。使用 Subanana 生成會議記錄後，可匯出為 Word 檔案，再套用公司自有的 Word 範本進行排版。AI 負責內容生成，你負責格式調整。
會議錄音的時間和檔案大小有限制嗎？
免費方案支援每個檔案最多 15 分鐘的影音處理，檔案大小上限為 3 GB。付費方案（Lite / Pro / Max）的檔案大小上限為 15 GB，處理時長按方案而定（720 至 7,200 分鐘/年）。詳情可參閱方案費用頁面。
需要安裝軟件嗎？
不需要。Subanana 是網頁版工具，使用瀏覽器即可操作，無需安裝任何軟件。
總結
會議記錄的核心挑戰不在格式——格式使用上面的範本即可。真正的難題是如何準確記錄整場會議的內容。
如果你目前仍以人手撰寫會議記錄，不妨試用 AI 工具處理一次。幾分鐘即可看到效果，無需改變現有流程。