如何用 AI 自動生成會議記錄：完整實用教學（2026）

台灣上班族一週開好幾次會，會後還要花一兩個小時把錄音整理成能交出去的會議記錄。AI 工具理論上幫得上忙，但實際用下去就會發現問題：哪個工具聽得懂中英夾雜？線上會議錄音和實體會議錄音的流程一不一樣？AI 生成的摘要可以直接交，還是要大改？

這篇分享一套真正能落地的工作流 — 不是教你用十個工具拼湊，而是按你的實際會議情境，挑對應的做法。先說清楚：Subanana 是我自己經營的產品，但這套工作流本身不綁定 Subanana — 文中也會列出免費工具的組合版本，你可以按需要選擇。

台灣做會議記錄的 3 個常見痛點

在講工作流之前，先講清楚 AI 工具實際要解決的問題：

中英夾雜口語辨識不準 — 很多以英文為主的 AI 工具，對中文（尤其中英夾雜句式，像「我們先 follow up 那個 client」）容易分段出錯，混合句一亂，後面全部要重聽。
口語轉書面語要二次整理 — 就算逐字稿夠準，會議記錄通常要用書面語，不能直接記「那我們下週再約啦」這種口語。
重點摘要與行動項目要結構化 — 純逐字稿五千字，主管跟同事沒人會看。真正需要的是自動產生「會議結論」「行動項目」「待跟進事項」這類結構化內容。

選工具、設計工作流，這三項都要顧到。

4 種會議情境 × 對應工作流

按你會議的實際情況，挑對應做法。

情境 A：線上會議（Google Meet／Microsoft Teams）

最省事的做法：用會議機器人自動加入，會後自動產生記錄。

步驟（以 Subanana 為例）：

把 Subanana 連結你的 Google Calendar／Outlook 行事曆
建立會議邀請時，讓 Subanana 機器人加入該場會議（或預設自動加入所有會議）
機器人安靜加入會議、全程錄音
會議結束後，Subanana 自動產生：逐字稿（含時間軸）、摘要、行動項目
進 Subanana 平台檢視，若有聽錯的字詞，編輯器會標出疑似錯字並提供修正建議，由你逐一確認採用
確認後，直接匯出 Word／Excel／純文字格式發給團隊

⚠️ Subanana 的機器人目前支援 Google Meet 和 Microsoft Teams，不支援 Zoom。Zoom 會議請走情境 C（混合）的做法 — 用電腦麥克風或系統音源收音。另外，會議機器人是會後產出（錄音、會議結束後才建立專案），不是會議中的即時字幕。

免費組合版本：用 Google Meet／Teams 內建的錄製與轉錄功能下載逐字稿，再把文字貼到 ChatGPT／Claude／Gemini 產生摘要。限制：平台內建轉錄對中文、尤其中英夾雜的準確度通常不足，需要大量手動修正；摘要與行動項目要自己寫提示詞（prompt）引導，多場短會議還得手動拼接。

情境 B：實體會議

步驟（以 Subanana 為例）：

開會前，把電腦或手機的麥克風放在會議桌中央
開啟 Subanana 網頁，用瀏覽器直接錄音
設定來源語言（國語，或中英雙語）
開始錄音，全程運行
會議結束後，Subanana 自動處理錄音、產生逐字稿 + 摘要
之後流程與情境 A 的步驟 5–6 相同

配件建議：6 人以上的會議，建議加一支會議用全向麥克風（USB 隨插即用），能明顯改善大房間的收音品質。

免費組合版本：用手機錄音 App（如內建語音備忘錄）錄音，再上傳到任何免費轉錄工具整理。限制：多段短錄音要手動拼接，長會議要分檔；免費工具對中英夾雜的辨識與斷句仍需人工校對，時間成本較高。

情境 C：混合會議（線上 + 實體並存）

部分人在會議室，部分人在 Google Meet／Microsoft Teams／Zoom 連線。

推薦做法（Google Meet 或 Microsoft Teams）：用會議機器人。

這是最乾淨的做法 — 直接把 Subanana 會議機器人加入線上會議。會議機器人取得的是這場線上會議的音源，所以只要會議室裡至少有一支麥克風接進該線上會議（筆電內建或獨立麥克風都可以，通常本來就會有），室內的實體發言與遠端與會者的聲音都會進到同一場線上會議、由機器人一併收錄，你不需要自己另外架設錄音裝置。

步驟：

和情境 A 一樣 — 把 Subanana 連結行事曆，讓機器人預設加入相關會議
開會時，由會議室一位與會者用自己的電腦或會議室電腦連線進 Google Meet 或 Teams
確保會議室的麥克風（筆電內建或獨立全向麥克風）已接進線上會議
機器人安靜加入，自動擷取兩邊音源
會議結束後自動產生混合會議的完整逐字稿與摘要

如果是 Zoom 會議：Subanana 暫不支援 Zoom 機器人。退而求其次 — 用會議室電腦同時做兩件事：一邊連 Zoom，一邊開 Subanana 即時錄音頁；電腦麥克風會收到房間內的實體發言，加上 Zoom 喇叭播出的遠端發言，一起錄入。準確度會受房間音效影響而打折，所以如果是常態的重要混合會議，建議改用 Google Meet 或 Teams。

情境 D：超長會議（2 小時以上）

長會議特別容易產生「沒有重點的五千字逐字稿」。

處理重點：

錄音與轉錄按情境 A／B／C 的對應流程進行
重點：不要對整段逐字稿一次做摘要 — AI 處理 2 小時以上的單一長文本，摘要品質會明顯下降
分段處理：Subanana 的摘要會自動做智慧分段（按話題／段落切分，預設開啟、不需手動設定），避免長文本把重點稀釋掉
挑對摘要模型（Subanana 的做法）：Subanana 持續評估多個頂尖大型語言模型、不鎖定單一供應商，會議摘要提供一個分層的可切換模型選單。重要會議（要交客戶、董事會）挑更強的那一層；例行週會用快的那層即可 — 依會議重要程度挑模型，而不是被單一引擎的強弱綁死。（提醒：這是 Subanana 唯一開放使用者自選模型的地方；翻譯、字幕校正是系統依任務自動選，不開放挑）

交付前必做的 3 個檢查（無論用哪個工具）

任何 AI 生成的會議記錄，建議交付前都做以下 3 個檢查，大約 5–10 分鐘就能完成：

1. 人名／公司名／專有名詞修正

AI 對中文人名與公司簡稱的錯誤率較高。把會議常見的人名（同事、客戶、合作方）與專有名詞建進「詞彙表」，之後同一份專案就會自動套用。Subanana 的詞彙表支援工作區共用清單與逐專案清單，也能用 XLSX／CSV 批次匯入。

2. 行動項目確認

AI 有時會「腦補」沒有實際討論到的事項。逐條檢視「行動項目」，確認每一項都是會議真實討論出的結論。

3. 機密／敏感資料剔除

會議內容可能涉及客戶資料、商業機密、財務數字。發送前快速檢視，敏感資料用「[已隱去]」替代。注意：任何雲端 AI 工具都會把你的錄音送到雲端處理 — 高度機密會議（董事會、客戶機密）建議自行評估是否適合用 AI 工具。

這套工作流到底省多少時間（vs 純人工）

以一場 60 分鐘會議估算，從錄音到產出可發送的會議記錄：

做法	大約所需時間
純人工聽錄音打逐字稿 + 整理摘要	約 2–3 小時
AI 工具基本做法（轉錄 + 簡單 LLM 摘要）	約 30–45 分鐘
AI 工具優化做法（工作流 + 詞彙表 + 挑對摘要模型）	約 15–25 分鐘

關鍵的省時點不是轉錄速度（AI 工具普遍都快），而是：（1）詞彙表減少重複修正的時間，（2）依會議重要程度挑對摘要模型，減少「重做摘要」的試錯，（3）行動項目自動結構化，省下人工整理。

同樣工作流，免費工具拼湊版本

如果你預算很緊，或只是偶爾開會，可以用免費工具拼湊出類似的工作流：

步驟	付費工作流（Subanana）	免費組合
錄音	會議機器人／即時錄音	Google Meet／Teams 內建錄製、手機語音備忘錄
轉錄	自動產生	平台內建轉錄、本機 Whisper
中英夾雜修正	標出疑似錯字、逐一確認	全手動修正（時間成本高）
摘要	一鍵產生 + 可選模型	複製文字到 ChatGPT／Claude／Gemini，自己寫提示詞
行動項目結構化	自動產生	靠提示詞引導生成
挑選摘要模型	內建分層選單	手動把文字貼到不同免費工具各試一次

免費組合何時夠用：個人使用、每月 1–2 場會議、以英文為主、或可以接受手動修正中文錯字。

何時付費工具更划算：每週 3 場以上會議、以中英夾雜內容為主、團隊使用、需要長期累積會議資料庫。

想先評估品質再決定？Subanana 免費方案可預覽每個檔案的前 15 分鐘轉錄結果；要匯出或複製完整逐字稿與摘要，才需要付費方案。所以免費方案適合「先看看成果」，付費方案才是「把成品拿出來用」。

常見問題

AI 會議記錄需要所有與會者同意嗎？

各地對會議錄音的同意規範不同，實務上的穩妥做法是：會議開始時口頭告知「這場會議會用 AI 工具錄音並生成記錄」，並給大家表達異議的機會；如果有與會者反對，請尊重決定。內部會議通常沒有爭議，跨公司會議建議事先以電子郵件說明。

用 AI 工具會不會洩漏公司機密？

任何雲端 AI 工具都會把錄音送到雲端處理，所以高度機密內容（董事會、財務、人事）建議自行評估。一般營運會議、客戶會面記錄等，主流工具的資料政策通常足夠 — 但各家的保障標準不同，建議先讀你要用的工具的資料條款再決定。如果特別在意機密，也可以選用在本機運行的工具（例如本機版 Whisper），但設定較複雜、準確度需要自行測試。

中英夾雜的會議，哪個 AI 工具最準？

Subanana 對中英夾雜（code-switching）做原生支援，STT（語音轉文字）路由層會按每種語言自動配對當前評測表現最好的模型，涵蓋 80+ 種語言。實際表現最好用你自己的會議錄音實測 — 各家工具都有免費版或試用，建議拿同一段 10 分鐘的真實會議錄音對比，看哪個最適合你的內容。

AI 生成的會議記錄可以完全取代人工嗎？

不建議完全取代。AI 生成的內容大約 90% 可以直接用，但仍需要 5–10 分鐘的人工檢查（就是上面提到的 3 個必做檢查）。完全沒有人工複核的自動會議記錄，容易出現「行動項目腦補」「人名錯誤」「機密資料沒剔除」的風險。AI 工具的價值是把 100% 人工變成 5–10% 人工，不是取代你的角色。

我的主管或團隊不想改變現有流程，怎麼推動？

實用做法：挑一場下週你自己的會議，自己用 AI 工具試一次，把結果和純人工記錄做比較，再把實際省時的數據（例如「2 小時人工 → 20 分鐘 AI + 校對」）帶給主管看。比起講原理，實際示範更容易說服人。

哪種會議不適合用 AI 自動記錄？

兩種：（1）高度機密會議（董事會、人事決策、客戶機密合約），用人工摘要更穩妥。（2）情緒敏感會議（員工面談、衝突調解），AI 的「客觀記錄」反而可能傷害關係 — 這類會議建議純人工主持、事後再寫摘要。